6 kwietnia wchodz? w ?ycie regulacje znowelizowanego Kodeksu Pracy, które zobowi?zuj? pracodawców do zapewnienia pracownikom wykonuj?cym swoje obowi?zki zdalnie m.in. odpowiednich narz?dzi i przeszkolenia technicznego.
Wed?ug NFON i Statista Q (“Raport o dobrym samopoczuciu. Praca w domu ‘22”) techno-stres zwi?zany z prac? w domu odczuwa niemal 25% Polaków. A? 11% badanych zrezygnowa?o z pracy w zwi?zku z problemami technicznymi, tzw. hardware techno-stres.
5 dobrych praktyk w obszarze wideokonferencji, które przygotowa? Dzia? Sales Solutions KOMSA Polska, mo?e pomóc rozwi?za? cz??? problemów technicznych i organizacyjnych. Jak podkre?la Aurelia Bry?ka, Junior Produkt Sales Manager w KOMSA Polska, mog? one by? tak?e przydatne w odpowiednim przeszkoleniu pracowników pod k?tem pracy zdalnej.
Wed?ug raportu „Praca zdalna po pandemii” Zwi?zku Przedsi?biorców i Pracodawców (ZPP) ze stycznia tego roku 80% pracowników wróci?o ju? do trybu stacjonarnego. Jednak faktem jest, ?e praca zdalna zyska?a na znaczeniu i funkcjonuje w wielu firmach cz??ciowo w formule hybrydowej. W niektórych bran?ach (np. IT) sta?a si? trudnym do zakwestionowania standardem.
Wideokonferencje s? przy tym elementem, który na sta?e wpisa? si? w obraz funkcjonowania wi?kszo?ci firm. Zarówno gdy chodzi o komunikacj? wewn?trzn?, jak równie? o t? biznesow?. Dzi?ki narz?dziom, które dzia?aj? p?ynnie i umo?liwiaj? elastyczno?? w prze??czaniu mi?dzy telefoni?, po??czeniami wideo, przesy?aniem wiadomo?ci i telekonferencjami, organizacje s? w stanie osi?gn?? wymierne korzy?ci. Cho?by oszcz?dza? czas i redukowa? koszty operacyjne.
Z drugiej strony wideokonferencje mog? przyczynia? si? do pog??bienia tzw. techno-stresu w zespole. Zjawisko to mo?na w skrócie opisa? jako napi?cie spowodowane obcowaniem non stop z technologiami i wywo?ywane w zwi?zku z tym frustracje. Szczególnie je?li spotkania online s? ?le zorganizowane czy prowadzone w oparciu o nieodpowiednio dobrane i skonfigurowane narz?dzia.
Opracowane przez przez ekspertów KOMSA Polska dobre praktyki mog? przyczyni? si? do redukcji techno-stresu oraz zapewni? lepszej jako?ci rozmowy wideo w przysz?o?ci. Stanowi? tak?e wskazówk? w kontek?cie zmian Kodeksu Pracy 2023, które zobliguj? firmy do unormowania pracy zdalnej. Chodzi tu m.in. zarówno o zapewnienie pracownikowi dost?pu do odpowiedniego sprz?tu, jak i szkole? oraz pomocy technicznej.
Dobra praktyka nr 1: Zastanów si?, czy wideokonferencja jest konieczna
Wideokonferencje s? bardzo dobrym narz?dziem, gdy s? u?ywane w pracy zgodnie z celem, dla którego zosta?y wymy?lone. Sprawdzaj? si? przy takich aktywno?ciach jak burza mózgów czy podczas spotka?, gdzie maj? by? prezentowane zdalnie przed zespo?em np. istotne projekty czy kluczowe etapy prac wdro?eniowych. Ten format jest jednak cz?sto nadu?ywany, co mo?e powodowa? frustracje w zespole, ?e w wyniku niepotrzebnych video calli nie zostaje czasu na inne obowi?zki.
Porada eksperta:
W przypadku codziennej pracy istnieje wiele przydatnych form komunikowania si? i niektóre formaty mog? by? znacznie lepsze od wideokonferencji. Szczególnie je?li chodzi o krótk? koordynacj? zada? mi?dzy dwiema osobami, np. managerem a specjalist?. Chodzi mi o np. telefoniczne po??czenie g?osowe czy czat. Mog? to by? tak?e umieszczone w chmurze cyfrowe foldery i dokumenty, które mo?na wymienia? i edytowa?. To zreszt? dobre rozwi?zania nie tylko dla firm pracuj?cych zdalnie, lecz tak?e stacjonarnie.
Aurelia Bry?ka, Junior Product Sales Manager w KOMSA Polska
Dobra praktyka nr 2: Okre?l zasady korzystania z kamerek i dokonaj przegl?du technicznego
Kwesti? w??czenia lub nie kamerki podczas spotka? online najlepiej ustali? przed,
a najpó?niej na pocz?tku wideokonferencji. Niew?tpliwym plusem trybu „On” jest przekazywanie i odbieranie komunikatów niewerbalnych czy wzmacnianie relacji. Jednak cz?stym wyzwaniem s? problemy techniczne, które negatywnie wp?ywaj? na jako?? wideokonferencji. Mowa tu m.in. o „rozje?d?anie si?” g?osu i obrazu, efekcie „freeze” czy ca?kowitym wyrzuceniu uczestnika z rozmowy w trakcie sesji.
Porada eksperta:
W przypadku problemów technicznych z transmisj? video, cz?sto ich ?ród?em jest s?abe ??cze internetowe lub/i niskiej jako?ci narz?dzie do mobilnej wspó?pracy. Np. laptop o niewystarczaj?cej pami?ci RAM, ?le ustawione lub s?abej jako?ci s?uchawki. Dlatego warto zrobi? ogólny przegl?d dotychczas u?ytkowanego sprz?tu czy rozwi?za? sieciowych pod tym k?tem.
Aurelia Bry?ka, Junior Product Sales Manager w KOMSA Polska
Dobra praktyka nr 3: Upewnij si?, ?e pracownicy maj? dobry d?wi?k
Autentycznie brzmi?cy g?os online to podstawa przyjemnej i profesjonalnej rozmowy wideo. Cz?sto w jej trakcie pojawiaj? si? zak?ócenia np. szumy, trzaski, pog?osy. Da si? im zapobiec poprzez zapewnienie cichego otoczenia. W „domowym biurze” niekoniecznie jest to mo?liwe. Nie da si? „wy??czy? ha?asu” dobiegaj?cego z zewn?trz mieszkania czy odg?osów domowników krz?taj?cych si? za ?cian?.
Porada eksperta:
W g?o?nym otoczeniu sprawdzaj? si? zestawy s?uchawkowe z g?o?nikami wyposa?onymi w funkcj? redukcji szumów. Równie wa?ne jest odpowiednie dopasowanie u?ywanego sprz?tu do pracownika, bo ?adna g?owa nie jest taka sama. Optymalnie by?oby, gdyby pracownicy mogli sami wybiera? spo?ród szeregu modeli. Na przyk?ad, czy b?d? to s?uchawki douszne, nauszne, w wersji Bluetooth lub z kablem USB. Dobr? praktyk? jest tak?e jednorazowe szkolenie z prawid?owego ustawienia s?uchawki. Na przyk?ad pod k?tem tego, aby nie przenosi?y si? przeszkadzaj?ce odg?osy oddechu. Warto tak?e ?wiadomie korzysta? z funkcji „mute”. Gdy uczestnicy o tym zapominaj?, mo?e to wzi?? na siebie moderator.
Aurelia Bry?ka, Junior Product Sales Manager w KOMSA Polska
Dobra praktyka nr 4: Zadbaj o dobre o?wietlenie
Cz?stym problemem w przypadku wideokonferencji jest s?abe o?wietlenie. Nierzadko zdarza si?, ?e pracownicy s? albo „prze?wietleni”, albo ukryci w mroku. Wp?ywa to negatywnie na profesjonalny odbiór spotkania. Mimo ?e pracownicy mog? mie? nawet taki sam sprz?t, to u jednego uczestnika spotkania online obraz wydaje si? blady, rozmyty i bez konturów, u drugiego jest z kolei transmitowany bardzo ostro.
Porada eksperta:
Proste triki dotycz?ce o?wietlenia mog? przynie?? zaskakuj?ce efekty. Najlepsze s? po?rednie ?ród?a ?wiat?a. Mowa tu o takich, które nie emituj? ?wiat?a bezpo?rednio do otoczenia, lecz za pomoc? odbijania lub rozpraszania przez inne obiekty. Przyk?adem po?redniego ?ród?a ?wiat?a jest lampa stoj?ca za ekranem laptopa, o?wietlaj?ca pomieszczenie przez odbicie ?wiat?a od ?cian lub sufitu. Za wszelk? cen? nale?y unika? pod?wietlania sylwetki. Du?? rol? w przypadku jako?ci obrazu odgrywa tak?e samo ustawienie kamery. Powinna ona znajdowa? si? na wysoko?ci oczu, a odleg?o?? do twarzy by? mniej wi?cej na wyci?gni?cie r?ki. Wówczas efekt b?dzie wi?cej ni? zadowalaj?cy.
Aurelia Bry?ka, Junior Product Sales Manager w KOMSA Polska
Dobra praktyka nr 5: Dzia?aj synchronicznie i asynchronicznie
Uczestnicy wideokonferencji zwykle wiedz?, ?e wi?kszo?? narz?dzi wykorzystywanych do ich prowadzenia ma równie? opcj? czatowania. W formie wiadomo?ci prywatnej albo wysy?aj?c wiadomo?ci widoczne dla wszystkich. W szczególno?ci ta ostatnia opcja jest niedoceniana
i u?ywana zbyt zachowawczo. Tym bardziej, ?e mo?na dzi?ki niej o?ywi? przebieg spotkania.
Porada eksperta:
Wykorzystanie czatu umo?liwia w??czenie elementów asynchronicznych do zasadniczo synchronicznej wideokonferencji. Funkcja czatu jest idealna do krótkich komentarzy, g?osowaniatak/nie lub odniesie? do wa?nych informacji. Jest ona równie? bardzo przydatna do ?ledzenia kolejno?ci pró?b o zabranie g?osu, je?li u?ywane narz?dzie nie umo?liwia zrobienia tego w sposób symboliczny, np. poprzez wykorzystanie emoji podniesionej r?ki.
Aurelia Bry?ka, Junior Product Sales Manager w KOMSA Polska
Jak wskazuj? powy?sze dobre praktyki, wideokonferencje mog? zyska? wiele na jako?ci dzi?ki wcieleniu w ?yciu kilku prostych rozwi?za?. Rzecz jasna w niektórych przypadkach mog? by? niezb?dne g??bsze zmiany, np. wymiana sprz?tu osobistego czy infrastruktury sieciowej. Tym bardziej warto to zrobi?, gdy? konferencje wideo na sta?e wpisa?y si? w zawodow? rzeczywisto??. W ko?ca w naszym wspólnym interesie jest d??enie do tego, by spotkania przebiega?y na poziomie satysfakcjonuj?cym dla wszystkich uczestników.
