Whistleblowing, czyli zg?aszanie narusze? prawa i nieetycznych praktyk w organizacjach, sta? si? jednym z najbardziej dyskutowanych tematów w kontek?cie etyki korporacyjnej i zgodno?ci z prawem. W Polsce sytuacja prawna w tej kwestii pozostaje jednak niejasna, co rodzi wiele pyta? i wyzwa? dla firm oraz instytucji. Czy Polska jest gotowa na wdro?enie europejskich dyrektyw dotycz?cych ochrony sygnalistów? Jakie s? g?ówne wyzwania, z którymi musz? si? zmierzy? polskie przedsi?biorstwa? I co najwa?niejsze, czy whistleblowing mo?e sta? si? narz?dziem budowania transparentno?ci i etyki w biznesie? O tym w rozmowie z Rafa?em Bara?skim z braf.tech.
Brandsit: Sytuacja prawna, je?li chodzi o whistleblowing, jest do?? niejasna. Na jakim etapie obecnie jeste?my?
Rafa? Bara?ski, braf.tech: Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zg?aszaj?cych naruszenia prawa Unii, czyli tzw. Dyrektywy o ochronie sygnalistów, zgodnie z wytycznymi powinny zosta? zaimplementowane do polskiego porz?dku prawnego specjaln? ustaw? do 17 grudnia 2021. Tak si? jednak nie sta?o, chocia? pocz?tek by? obiecuj?cy, bo pierwszy projekt ustawy powsta? jesieni? 2021. Od tego czasu opublikowanych zosta?o jej 7 wersji, ostatnia pod koniec maja br., która zosta?a przekazana nast?pnie do Komitetu Sta?ego Rady Ministrów. Pewien etap zosta? wi?c zako?czony i jest szansa, ?e wi?kszych zmian w ustawie nie b?dzie, a ta trafi do sejmu jesieni?. Z drugiej strony czekaj? nas wybory parlamentarne, a po wakacjach te? mog? pojawi? si? inne, bardziej pal?ce problemy. W?adze wspólnoty równie? powoli trac? cierpliwo?? i po oficjalnych upomnieniach, teraz skierowa?y spraw? przeciwko Polsce i 7 innym krajom do Trybuna?u Sprawiedliwo?ci Unii Europejskiej.
W kwestii zapisów ustawy, w opinii prawników nie jest ona idealna – raczej pokazuj?ca minimalistyczne podej?cie do sygnalizowania. Pewne kwestie zepchni?te zosta?y na dalszy tor, np. anonimowe zg?oszenia od sygnalistów czy poszerzenie katalogu przepisów, których naruszenia mo?na zg?asza?, jak prawa pracowników, mobbing, dyskryminacja itp. I chocia? krajowa ustawa nie zakazuje uwzgl?dnienia tych kwestii w procedurach wewn?trznych prywatnych przedsi?biorstw, to s?dz?, ?e niewiele podmiotów takie zapisy u siebie wprowadzi. Ustawa skupia si? na kwestiach wa?nych z punktu widzenia interesu spo?ecznego, a nie dobra pojedynczego pracownika. Polska ustawa prawdopodobnie b?dzie obowi?zywa? równie? od razu podmioty prywatne zatrudniaj?ce od 50 do 249 pracowników. Dyrektywa UE umo?liwia?a d?u?sze vacatio legis dla tej grupy, ale termin up?ywa ju? 17 grudnia 2023. Mo?na wi?c zak?ada?, ?e nowe przepisy, gdy wejd? w ?ycie jesieni?, od razu powinny by? wdro?one przez wszystkie organizacje – firmy prywatne 50+, wszystkie przedsi?biorstwa z sektora finansowego i firmy oraz instytucje, b?d?ce pod kontrol? pa?stwa.
Brandsit: Jakie s? najwa?niejsze wyzwania zwi?zane z whistleblowingiem, z którymi mierz? si? polskie firmy?
Rafa? Bara?ski, braf.tech: Takich wyzwa? jest kilka na ró?nych p?aszczyznach.
Pierwsza z nich to brak implementacji procedur whistleblowingowych przez wi?kszo?? podmiotów, których przepisy b?d? nied?ugo obejmowa?, co wynika z braku polskiej ustawy. Co prawda, niektóre analizy prawne, mówi? o tym, ?e podmioty publiczne winny stosowa? zapisy dyrektywy UE bezpo?rednio w chwili wej?cia jej w ?ycie, ale tak si? nie sta?o. Z kolei mniejsze podmioty, cz?sto nie maj? ?wiadomo?ci, ?e taka dyrektywa istnieje oraz z obowi?zków, jakie za sob? niesie. To zwiastuje du?e zamieszanie, kiedy ustawa wejdzie w ?ycie. Kwestia ta w zasadzie nie dotyczy najwi?kszych firm prywatnych, cz?sto mi?dzynarodowych, posiadaj?cych procedury whistleblowingowe, bo tego wymagaj? ró?ne odr?bne regulacje, np. ustawa AML, przepisy na innych rynkach zagranicznych czy nawet wewn?trzne zasady ?adu korporacyjnego.
“Je?li organizacja spojrzy na whistleblowing przez pryzmat korzy?ci, sposobu na lepsze wychwytywanie wewn?trznych problemów i b?dzie je rozwi?zywa?, mo?e tylko zyska?.”
Druga sprawa – brak jasnego statusu prawnego daje z?udne poczucie, ?e organizacja ma du?o czasu na dostosowanie si? do nowych przepisów. To jednak nie musi by? takie proste i szybkie. Trzeba przeanalizowa?, jakie s? wymaganie wzgl?dem firmy, jak stworzy? procedury, jakie cechy powinien mie? kana? kontaktu dla sygnalistów. To proces, który wymaga odpowiednich kompetencji i czasu. Je?li organizacja nie posiada dzia?u prawnego czy compliance, a mniejsze podmioty cz?sto takich dzia?ów nie maj?, mo?e to okaza? si? wyzwaniem ponad ich mo?liwo?ci. Warto wtedy zwróci? si? o pomoc, np. do kancelarii czy firmy consultingowej specjalizuj?cej si? w whistleblowingu. Nie powinno si? jednak zwleka? z takimi decyzjami. Im pó?niej si? za to zabierzemy, tym wi?ksza b?dzie presja, ceny us?ug wy?sze i trudniejsza ich dost?pno??. Podobnie by?o zreszt? przy wdro?eniu przepisów RODO.
Trzeci aspekt, który moim zdaniem b?dzie wyzwaniem, to podej?cie do whistleblowingu. Z jednej strony, jak do problemu czy kolejnego wymagania wobec przedsi?biorstwa. Z drugiej, do samych sygnalistów, bo obecnie w spo?ecze?stwie, a nawet w mediach, cz?sto si? zdarza okre?lanie ich mianem donosicieli. Tymczasem whistleblowing to w istocie narz?dzia do ograniczenia ryzyka strat wizerunkowych i finansowych czy te? takie, s?u??ce do budowania obrazu organizacji dzia?aj?cej etycznie i transparentnie. W ka?dej firmie mog? wyst?powa? nadu?ycia na ró?nych polach. Je?li organizacja spojrzy na whistleblowing przez pryzmat korzy?ci, sposobu na lepsze wychwytywanie wewn?trznych problemów i b?dzie je rozwi?zywa?, mo?e tylko zyska?. W historii mieli?my kilka przypadków wielkich afer – w Enronie, Volkswagenie czy Facebooku, w których zg?oszenia od sygnalistów zosta?y zbagatelizowane, a które przyczyni?y si? do du?ych strat finansowych, wizerunkowych, a nawet upad?o?ci.
“W historii mieli?my kilka przypadków wielkich afer – w Enronie, Volkswagenie czy Facebooku, w których zg?oszenia od sygnalistów zosta?y zbagatelizowane.”
Brandsit: Jakie s? kluczowe elementy skutecznego systemu whistleblowingowego, które ka?da firma powinna uwzgl?dnia??
Rafa? Bara?ski, braf.tech: Na system whistleblowingowy sk?adaj? si? dwie rzeczy – procedury oraz kana? komunikacji dla osób zg?aszaj?cych nadu?ycia. W du?ym skrócie, procedury musz? uwzgl?dnia? wszystkie aspekty wynikaj?ce z przepisów, np. przetwarzanie danych osobowych, ich zabezpieczenie, schemat post?powania od momentu wp?yni?cia zg?oszenia, przez dzia?ania nast?pcze, a? do postepowania po jego zamkni?ciu. Kana? komunikacji równie? musi spe?nia? okre?lone kryteria, m.in. pozwala? na dwustronn? komunikacj? z sygnalist?, aby przekaza? mu informacj? zwrotn? albo uzyska? dodatkowe informacje czy zapewni? ochron? prywatno?ci osoby zg?aszaj?cej zgodnie z RODO. Organizacja mo?e stosowa? kilka ró?nych kana?ów komunikacji jednocze?nie, chocia? ja jestem zdania, ?e nie jest to konieczne, bo kana? elektroniczny w postaci specjalnej aplikacji, np. nasza aplikacja whiblo, spe?nia wszystkie wymogi i jest najpraktyczniejszy. Warto zwróci? uwag? na przes?anki praktyczne – ?atwo?? wdro?enia, zw?aszcza gdy mówimy o rozwi?zaniach chmurowych typu SaaS, zabezpieczenie danych zgodnie z RODO i odporno?? ochrony na ró?norodne zagro?enia, dost?pno?? dla wi?kszo?ci pracowników, bo obecnie ponad 90 proc. pracuj?cych Polaków korzysta ze smartfona. Z punktu widzenia usprawnienia procesu zbierania i zarz?dzania zg?osze? aplikacja te? b?dzie najwygodniejszym rozwi?zaniem – pewne dzia?ania mo?na zautomatyzowa? (np. powiadomienia), osoby zajmuj?ce si? procesem whistleblowingowym mog? ?atwo generowa? raporty, otrzymuj? przypomnienia o terminach, ?atwiej zabezpieczy? dost?p do zg?osze? przed osobami trzecimi. Korzy?ci jest wiele.
Zanim jednak podejdziemy do stworzenia procedur czy kana?u, trzeba wcze?niej przeanalizowa? zapisy ustawy, sprawdzi? aktualne procedury, bo takowe mog? wyst?powa? ju? w firmie oraz wyznaczy? osoby odpowiadaj?ce za wdro?enie systemu, a potem obs?ug? procesu. Z kolei, w momencie, gdy nasz system whistleblowingowy jest gotowy, wa?nym i wymaganym krokiem jest komunikacja zmian w organizacji i edukacja pracowników w tym zakresie.
Brandsit: Czy mo?esz opowiedzie? o najbardziej znacz?cych przypadkach whistleblowingu, które mia?y miejsce w Polsce?
Rafa? Bara?ski, braf.tech: Takich sytuacji w Polsce jest co roku bardzo wiele. Jednak tylko nieliczne trafiaj? do przestrzeni medialnej albo nie s? okre?lane tym mianem. Pierwszy przyk?ad z brzegu – kary za nieprzestrzeganie przepisów RODO, które nak?ada Urz?d Ochrony Danych Osobowych, s? cz?sto wynikiem zg?osze? kierowanych przez sygnalistów do tego organu. Z sytuacji, które ujrza?y ?wiat?o dzienne mog? wymieni? np. informacje z zesz?ego roku na temat manipulacji wska?nika WIBOR – zeznanie anonimowego sygnalisty zosta?o uwzgl?dnione w pozwie przeciwko jednemu z banków w Polsce. Ciekawym przypadkiem z ubieg?ego roku s? równie? zg?oszenia sygnalistów kierowane do G?ównego Inspektora Ochrony ?rodowiska, które dotyczy?y zatrucia Odry. Jak pami?tamy, dosz?o wtedy do wycieku danych osobowych, które zosta?y wys?ane przez jednego pracownika instytucji w tre?ci wiadomo?ci e-mail. Oczywi?cie, nie dosz?o wtedy do z?amania przepisów o ochronie sygnalistów, bo takich jeszcze nie by?o, natomiast z?amania przepisów RODO ju? tak. Gdyby Urz?d mia? lepiej zabezpieczony proces, np. poprzez odpowiedni? aplikacj?, taki wyciek danych by?by mo?liwy jedynie w wyniku celowego dzia?ania.
“Na system whistleblowingowy sk?adaj? si? dwie rzeczy – procedury oraz kana? komunikacji dla osób zg?aszaj?cych nadu?ycia.”
Brandsit: Jakie s? przewidywane zmiany lub trendy w zakresie whistleblowingu w Polsce na najbli?sze lata?
Rafa? Bara?ski, braf.tech: Przede wszystkim nale?y poczeka? na ostateczny kszta?t ustawy oraz jej implementacj? do polskiego porz?dku prawnego. To, czy b?d? one pozbawione wad, czy procedury zg?osze? zewn?trznych rzeczywi?cie b?d? funkcjonowa? i wyznaczone organy b?d? dzia?a?y sprawnie w tym zakresie to inna sprawa, o której przekonamy si? za jaki? czas. Podobnie wygl?da sprawa implementacji przepisów, zw?aszcza przez mniejsze, prywatne podmioty, których przepisy b?d? obowi?zywa? – mo?na spodziewa? si? du?ego zamieszania, implementacji na ostatni? chwil? i opó?nie?. Podobnie by?o z reszt? przy RODO.
Pewnym trendem ?wiatowym, który te? b?dzie widoczny w naszym kraju, zw?aszcza dzi?ki najwi?kszym przedsi?biorstwom, jest rola whistlebowingu w strategii ESG, która nie jest zwi?zana tylko z inicjatywami na rzecz ?rodowiska naturalnego, ale i odpowiedzialno?ci spo?ecznej oraz ?adu korporacyjnego. Tak jak ju? wspomina?em – whistleblowing to w?a?nie narz?dzie, które wspiera w budowaniu wizerunku organizacji transparentnej, dzia?aj?cej etycznie, odpowiedzialnej. Idea ta, oczywi?cie mo?e by? wykorzystywana na pokaz, ale za?o?enia s? bardzo s?uszne. Poprzez s?uchanie g?osu ró?nych interesariuszy wewn?trznych i zewn?trznych, jeste?my w stanie wykrywa? ró?ne problemy i naprawia? swoje b??dy.
