5 rzeczy, które warto wiedzie? o e-fakturach

Newsroom BrandsIT
4 Min

Faktury elektroniczne to du?e udogodnienie dla wielu przedsi?biorców, które usprawnia formalno?ci. Oto 5 rzeczy, które warto wiedzie? o e-fakturach!

Dokument taki jak e-faktura jest w Polsce mo?liwy w wystawieniu ju? od 2005 roku. Aktualnie korzysta z niego coraz wi?cej przedsi?biorców, którzy doceniaj? liczne zalety fakturowania elektronicznego – to nie tylko oszcz?dno?? czasu i pieni?dzy, ale równie? ?atwiejsza komunikacja, ochrona ?rodowiska, a tak?e wy?szy stopie? bezpiecze?stwa dla firmowej dokumentacji.

Chocia? stosowanie faktur elektronicznych nie jest skomplikowane, to jednak nadal wzbudzaj? one wiele pyta?. Co warto wiedzie? przed wdro?eniem e-faktur w swojej firmie?

  1. Czym jest faktura elektroniczna?

    Faktura elektroniczna, czyli e-faktura jest dokumentem w postaci elektronicznej, który posiada cechy faktury. Z takiego dokumentu mo?na korzysta? tak samo, jak z faktury w formie papierowej.

    Dokument tego rodzaju mo?e by? przes?any do odbiorcy tylko po uzyskaniu jego zgody. Zgoda ta mo?e mie? posta? pisemn? lub ustn?.

    Przepisami, które obecnie reguluj? kwestie u?ywania e-faktur, jest znowelizowana Ustawa o VAT. Definicja faktury elektronicznej zawarta w niej odpowiada definicji zawartej w art. 217 dyrektywy 2006/112/WE, zgodnie z dyrektyw? 2010/45/UE.

  2. Jakie informacje musi zawiera? e-faktura?

    E-faktura musi zawiera? takie same informacje jak faktura papierowa, w tym takie jak:

    • Data wystawienia,
    • Kolejny numer,
    • Dane dotycz?ce stron transakcji – klienta i podatnika,
    • Data transakcji lub wykonania us?ugi,
    • Nazwa towaru lub us?ugi,
    • Ilo??, cena i ewentualne rabaty za towar lub us?ug?,
    • Stawka podatkowa,
    • Suma warto?ci sprzeda?y netto oraz brutto,
    • Kwota nale?no?ci ogó?em.

    E-faktura nie musi zawiera? podpisu elektronicznego – to powoduje, ?e korzystanie z dokumentów tego rodzaju jest obecnie tak ?atwe i wygodne.

  3. W jakim formacie nale?y wystawi? faktur? elektroniczn??

    W przepisach nie znajduj? si? dok?adne informacje dotycz?ce tego, jaki format musi posiada? faktura elektroniczna.

    W praktyce najcz??ciej stosuje si? dwa formaty, a mianowicie PDF, a tak?e format XML.

    Format XML pozwala przedsi?biorcom stosuj?cym e-faktury na pe?ne wykorzystanie jej zalet, poniewa? opiera si? na szablonie danych. Dzi?ki temu takie dokumenty elektroniczne mo?na ?atwiej wprowadza? do systemów informatycznych stosowanych w biznesie.

  4. Jakie wymagania musi spe?ni? e-faktura?

    Aby e-faktura posiada?a moc dokumentu ksi?gowego, musi spe?ni? okre?lone wymagania zawarte w powy?szych przepisach prawa.

    Ka?da faktura elektroniczna musi spe?ni? wymagania takie jak:

    • autentyczno?? pochodzenia, integralno?? i czytelno??,
    • odpowiednie oznakowanie w archiwum w celu jej ?atwego wyszukania,
    • natychmiastowy dost?p przez organy podatkowe lub kontroli skarbowej.

    Autentyczno?? pochodzenia faktury elektronicznej mo?na uzyska? poprzez zastosowanie odpowiednich systemów informatycznych do walidacji, na przyk?ad systemów EDI (elektronicznej wymianie danych), na przyk?ad takich jak system EDI firmy Edison.pl.

    Integralno?? oznacza, ?e faktura nie mo?e by? zmieniona po jej wystawieniu. Czytelno?? to transparentne przedstawienie informacji.

  5. Jak nale?y przechowywa? faktury elektroniczne?

    Faktury elektroniczne mog? by? przechowywane na ró?ne sposoby, bior?c pod uwag? zaprezentowane wcze?niej wymagania.

    Dokumenty tego typu mog? by? zapisywane na dyskach twardych komputerów w firmie – jest to najprostszy, ale te? ryzykowny sposób ich przechowywania. W razie usterek komputera istnieje niebezpiecze?stwo utraty wa?nych plików.

    Warto wówczas pami?ta? o robieniu cz?stych kopii zapasowych, które mo?na zapisywa? na pami?ciach zewn?trznych (dysk twardy, pendrive, p?yty CD, DVD) albo te? na dysku w „chmurze”, czyli na zewn?trznym serwerze.

    Najbezpieczniejsz? metod? przechowywania e-faktur jest zapisywanie ich we wspomnianej „chmurze”. Mo?na uzyska? do nich dost?p za po?rednictwem internetu – z dowolnego komputera po zalogowaniu si? na konto u?ytkownika. Taka metoda przechowywania dokumentów elektronicznych zapewnia najlepsz? ochron? przed ich utrat?.

Udostępnij