Organizacyjny chaos potrafi zabi? nawet najlepsz? ide? i pomys? na biznes. Przede wszystkim jednak – skutecznie zdemotywowa? pracowników i popsu? codzienn? atmosfer? w pracy. Jak tego unikn?? i sprawi?, ?e nawet du?e i dynamicznie rozrastaj?ce si? biuro b?dzie przyjazn? przestrzeni?, w której swobodnie si? poruszamy? Polska firma IT stworzy?a aplikacj? Zonifero, która za chwil? mo?e okaza? si? absolutnym must have w ka?dej du?ej firmie na ?wiecie. To nowa klasa aplikacji typu Digital Office Management, usprawniaj?ca i uprzyjemniaj?ca codzienn? prac? w biurze.

Wszystko zacz??o si? od potrzeby nowych rozwi?za? usprawniaj?cych codzienn? prac?. Ambicje Roberta Strzeleckiego, wiceprezesa bia?ostockiej grupy kapita?owej TenderHut, wykracza?y poza odtwarzanie lub ulepszanie istniej?cych rozwi?za? i kierowa?y si? w stron? nowatorskich, niestandardowych sposobów. Swoj? firm? stworzy? od zera, stopniowo wprowadzaj?c w ?ycie kolejne pomys?y i idee, powi?kszaj?c j? o nowe obszary dzia?a? i nowych pracowników. Kompetencje, do?wiadczenie i ?wietna intuicja sprzyja?y szybkiemu rozwojowi firmy. W zaledwie dwa lata firma zmieni?a si? w grup? firm, gdzie 4 spó?ki zale?ne stworzy?y najwi?ksze przedsi?biorstwo IT w regionie podlaskim. Pr??nie rozwijaj?ca si? firma nast?pnie rozszerzy?a swój zasi?g  o nowe rynki, otwieraj?c 7 zagranicznych oddzia?ów w Sztokholmie, Kopenhadze, Londynie, Zurichu, Berlinie, Dublinie i Nowym Jorku. Mog?oby si? zdawa?, ?e nic nie stanie na przeszkodzie w ekspansji na rynku informatycznym. Ale niekiedy najbardziej zaskakuj?ce wyzwania przychodz? od wewn?trz. W ci?gu 2 lat liczba pracowników w firmie wzros?a dwudziestokrotnie, a powierzchnia zajmowanego biura siedemnastokrotnie… i ten sukces zapocz?tkowa? problemy.

Sukcesy, po??czenia firm i Â… stopniowa dezorganizacja

W ko?cówce roku 2016 TenderHut wch?on?? lokalne firmy IT QBurst Polska oraz LIT. Ju? pierwsza transakcja spowodowa?a, ?e w biurze TenderHut zjawi?o si? kilkudziesi?ciu nowych pracowników, którzy razem ze swoim sprz?tem i narz?dziami pracy próbowali znale?? dla siebie miejsce w nowej rzeczywisto?ci. Do codziennej pracy zespo?u wkrad?y si? chaos i dezorganizacja, utrudniaj?c szybk? komunikacj? i sprawn? realizacj? zada?. Nowi specjali?ci nie do ko?ca odnajdywali si? w przestrzeni biura, stale kto? wchodzi? do sal konferencyjnych, w których odbywa?y si? spotkania, siada? za biurkiem osoby na urlopie albo te? zjawia? si? na zebraniu, które ju? dawno odwo?ano. Firma stan??a przed obliczem nowego wyzwania.

Robert, jako mened?er z wieloletnim do?wiadczeniem, zdawa? sobie spraw?, ?e im d?u?ej taka sytuacja b?dzie si? utrzymywa? – tym wi?kszy mo?e by? jej negatywny wp?yw na dzia?ania firmy. Po??czenie du?ych firm wymaga w praktyce perfekcyjnej organizacji zada? i doskona?ej elastyczno?ci przy rozwi?zywaniu kolejnych, pojawiaj?cych si? komplikacji. A te pojawiaj? si? na ka?dym etapie – zarówno przed jak i po po??czeniu. Potrzeba wtedy sprawnego sposobu komunikacji wewn?trz firmy, organizacji wspólnej przestrzeni pracy, logistyki zwi?zanej ze sprz?tem biurowym i informatycznym, czy te? efektywnym systemem pracy oraz dokonaniem niezb?dnych formalno?ci natury administracyjno-kadrowej.

Brakowa?o narz?dzia, które rozwi?za?oby problem dezorganizacji i pozwoli?oby i?? naprzód. Pojawi?a si? idea stworzenia aplikacji, dzi?ki której ka?dy nowy cz?onek zespo?u móg?by, pocz?wszy od pierwszego dnia, czu? si? w firmie komfortowo i porusza? w niej swobodnie. Gdyby wszyscy mogli si? zna?, wiedzie? dok?adnie gdzie, kto siedzi, gdzie znale?? osob?, z któr? codziennie mailuj? w sprawie okre?lonego projektu – czy? nie by?oby idealnie?

Biurowe ?ycie w aplikacji

– Wiedzia?em, ?e szybko musz? znale?? rozwi?zanie i sprawi?, by mimo szybkiego rozwoju firma nie straci?a swojej wyj?tkowej, rodzinnej atmosfery sprzyjaj?cej kreatywno?ci – mówi Robert Strzelecki. – Pami?tam, jak usiedli?my do tego projektu po raz pierwszy. Burza pomys?ów i rozwi?za?, flipczarty wype?niane jeden po drugim, ca?e sterty nowych bloków, wykresów, schematów. W pewnym momencie Mateusz Andrzejewski, CTO SoftwareHut zaproponowa?: „Ch?opaki, spójrzcie na stó?, my wsz?dzie chodzimy ze smartfonami. Zróbmy moblin? apk?, taki biurowy organizer.”. Pomy?la?em, ?e mo?e nie by? ?atwo, bo to musia?oby by? kilka systemów w jednym. Ale jazda samochodem po obcym mie?cie te? kiedy? budzi?a dezorientacj?… a potem powsta? GPS. Mo?emy prze?o?y? mechanizm „odnajdywania miejsc” z przestrzeni miejskiej, na przestrze? biurow?. Tak zacz?? rodzi? si? nasz pomys? – podsumowuje Robert Strzelecki. Kilka tygodni pó?niej zespó? programistów z SoftwareHut, jednej ze spó?ek-córek grupy TenderHut stworzy? nowatorsk? aplikacj? – Zonifero. Rozwi?zanie, które cho? uszyte na miar? TenderHut, okaza?o si? uniwersaln? odpowiedzi? na problem dezorganizacji w ?rednich i du?ych firmach.

Zonifero, czyli jak odnale?? si? w biurze i pracowa? szybciej

 

Jak dzia?a to rozwi?zanie? Jednym klikni?ciem sprawdzamy, gdzie pracuje osoba, z któr? mailujemy w zwi?zku z realizowanym projektem. Widzimy, gdzie znajduje si? jej stanowisko pracy, na którym pi?trze, w którym pokoju. Z ?atwo?ci?, bez pytania o drog?, mo?emy j? znale?? i nawi?za? kontakt. Zonifero pokazuje te? drukarki, sale konferencyjne, toalety czy miejsca rekreacyjne. – ?eby nie by?o niedopowiedze?. Zonifero nie ?ledzi ludzi. Nie zbiera statystyk, kto ile czasu sp?dzi? w  toalecie, czy na papierosie. To nie jest system kontroluj?cy, tylko u?atwiaj?cy biurow? komunikacj? i organizacj?. Aplikacja pokazuje pracownikowi, gdzie on sam si? znajduje i gdzie s? stanowiska pracy pozosta?ych wspó?pracowników. Kiedy kogo? szukamy, to mo?emy mu wys?a? informacj? przez apk?, nawet nie znaj?c jego numeru, ?eby np. wróci? do biurka lub do nas podszed? – podkre?la Robert Srzelecki.

Aplikacja zawsze dostosowywana jest indywidualnie do potrzeb przedsi?biorstwa, które chce jej u?y?. To rozwi?zanie mo?e przynie?? ?wietne efekty interpersonalne, o?mieli? tych, którzy maj? problem z nawi?zywaniem relacji z nieznajomymi w pracy, a przede wszystkim skróci? do minimum czas dostosowywania si? nowych pracowników do sposobu pracy firmy, co przy du?ych firmach ma ogromne prze?o?enie na oszcz?dno?ci.

Komfort pracy to jako?? pracy

 

Zespó? SoftwareHut, tworz?c aplikacj?, zastanawia? si?, jakie dodatkowe funkcje pozwoli?yby na usprawnienie pracy w firmie im samym. Zadali pytania kole?ankom i kolegom, jakie problemy jeszcze utrudniaj? im prac?, a które mo?na by rozwi?za? poprzez aplikacj?. Wyszli z za?o?enia, ?e wszystko co usprawni odnalezienie si? w przestrzeni firmy – jest po??dane. Dlatego w Zonifero mo?na nie tylko znale?? osob? lub miejsce, ale tak?e wyszuka? i zarezerwowa? sal? konferencyjn?. Robert Matyszewski, CSO ds. sprzeda?y w TenderHut, wspomina: Zdarza?o si?, ?e prowadz?c spotkanie w sali konferencyjnej, by?em w po?owie wa?nej prezentacji, a kto? nagle wchodzi? do sali, zaczyna? rozmawia? i rozwala? na chwil? zebranie. Ja traci?em w?tek, s?uchaj?cy – rozpraszali si?. S?abe uczucie. Z drugiej strony by?o i tak, ?e sam wchodzi?em do sal pe?nych ludzi, bo szuka?em akurat pilnie wolnego miejsca. Traci?em czas, frustrowa?em si?. To te? nie jest zbyt komfortowe. Aplikacja Zonifero w obu takich przypadkach sprawdza si? ?wietnie. Przed salami konferencyjnymi zosta?y zainstalowane tablety, które wy?wietlaj? aktualny plan rezerwacji. W salach umieszczono najnowocze?niejsze czujniki ruchu, które sprawiaj?, ?e aplikacja sama wysy?a informacje o anulowaniu zaplanowanego spotkania, je?eli sala pomimo rezerwacji, pozostaje pusta. – Drobiazg? – pyta retorycznie Robert Strzelecki. – Mo?e tak, a jednak wiele zmieni?. Poza tym ziarnko do ziarnka, usprawnienie do usprawnienia – i tak sypie si? miarka albo raczej miara poprawy komfortu pracy odczuwalna dla ka?dego. A to ju? CO?.

Pocz?tkowo wprowadzono aplikacj? w wersji testowej, przy czym przez kilka tygodni zespó? SoftwareHut stale j? ulepsza?. Dzi? produkt jest ch?tnie u?ywany przez ka?dego w biurze. – Nie trac? ju? czasu na szukanie – wystarczy szybki podgl?d na aplikacj? i z pozycji biurka wiem, jak wygl?da ruch w ca?ej firmie i które stanowiska pracy s? wolne. No i które sale konferencyjne, pracownicy nawet list? obecno?ci podpisuj? przez Zonifero – komentuje z u?miechem Robert Matyszewski.

Ostateczny sprawdzian i ciekawe zastosowania

Wie?ci szybko si? rozchodz?. Po uko?czeniu Zonifero nie trzeba by?o d?ugo czeka? na zapytania ze strony zainteresowanych jej wykorzystaniem firm. To by? prawdziwy sprawdzian dla tego rozwi?zania. Mimo pozytywnych wewn?trznych recenzji z u?ytkowania aplikacji, SoftwareHut chcia? si? przekona?, czy aplikacja przyjmie si? równie? w strukturach innych organizacji. Przyj??a si?. I – mo?e co najwa?niejsze – pozytywnie zaskoczy?a u?ytkowników.

Pewnie nikt z twórców Zonifero nawet nie pomy?la?, jakiego rodzaju problemy przyjdzie im rozwi?zywa?. – Jeden z naszych zagranicznych klientów poprosi? o utworzenie funkcji… sprawdzenia dost?pno?ci toalet! – zagaduje Robert Strzelecki. – Naprawd?! Okaza?o si?, ?e uk?ad przestrzenny biura sprawia?, ?e pracownicy tracili w ci?gu dnia du?o czasu na odnalezienie dost?pnej toalety. Firma obliczy?a, ?e to im przynosi naprawd? pot??ne straty, a dla nas to by?a prosta w wykonaniu funkcjonalno??. A po udost?pnieniu tej dodatkowej funkcji w biurze TenderHut, najbardziej zaskoczy?o nas to, ?e okaza?a si? ona strza?em w dziesi?tk? równie? dla naszych pracowników, którzy odebrali j? du?ym entuzjazmem i ch?tnie z niej korzystaj?.

Wiele oddzia?ów – jedna aplikacja biurowa

 Zonifero jako rozwi?zanie sprawdza si? te? w organizacjach maj?cych wiele oddzia?ów i biur w ró?nych cz??ciach ?wiata. – To znowu spostrze?enie z w?asnego podwórka. Mamy 7 oddzia?ów zagranicznych i wiem, jakich to mo?e nastr?cza? problemów. Pracownicy, którzy podró?uj? pomi?dzy oddzia?ami, je?li tylko dostan? Zonifero – od razu b?d? mogli sprawdzi?, gdzie znajd? miejsce do pracy lub osoby, których szukaj?. To po prostu du?o u?atwia – mówi Robert Strzelecki.  Zonifero zosta?o wdro?one ju? u Thermo Fisher Scientific, mi?dzynarodowego producenta sprz?tu i oprogramowania laboratoryjnego, który zatrudnia ponad 50 000 pracowników w 50 krajach na ca?ym ?wiecie. Thermo Fisher Scientific otrzyma? dedykowan? wersj? aplikacji, która posiada specjalnie dostosowan? kolorystyk?, a do aplikacji automatycznie uprawnienia otrzymuj? tylko u?ytkownicy pochodz?cy z firmowej domeny mailowej.

Czy twórcom aplikacji uda si? zach?ci? jeszcze wi?cej firm do skorzystania z niej? Produkt jest ci?gle rozbudowywany o nowe funkcjonalno?ci, ??cz?c w jednej prostej aplikacji funkcjonalno?ci kilku du?ych systemów informatycznych, posiada modu? do zarz?dzania projektami, zadaniami, czy problemami w ramach dzia?ów, umo?liwia elektroniczne podpisywanie listy obecno?ci, zast?puje firmowy komunikator, system do rezerwacji sal, oraz dzi?ki zbieranym statystykom pozwala na optymalizacj? wykorzystania przestrzeni biurowej. Obecnie aplikacja wdra?ana jest w du?ych mi?dzynarodowych korporacjach i instytucjach publicznych w Polsce, trwaj? rozmowy z uczelniami oraz organizatorami festiwali muzycznych i targów, gdzie optymalizacja zarz?dzania przestrzeni? jest równie? bardzo potrzebna. Robert Strzelecki twierdzi, ?e innowacyjno?? i jako?? zawsze znajd? potencjalnych klientów. Teraz rozwa?a nowe niestandardowe funkcje dla aplikacji – chce j? jeszcze bardziej rozbudowa?, by produkt maksymalnie u?atwia? prac? i odpowiada? na najwa?niejsze i nawet najbardziej nietypowe potrzeby organizacji, tj. heat mapy biura, otwieranie drzwi za pomoc? smartphone’a, informowanie o us?ugach dost?pnych dooko?a biura czy zbieranie informacji o wykorzystaniu powierzchni biurowej. Jednak najwa?niejszym za?o?eniem Zonifero jest to, ?eby po prostu odpowiada? na potrzeby pracowników i rozwi?zywa? ich codzienne zadania, które poch?aniaj? czas. Oszcz?dno?? czasu, jest priorytetem w ka?dej – aspiruj?cej do konkurencyjnej – firmie.