Prowadzony tradycyjnie audyt zabiera sporo czasu, podobnie jak i mozolne uzupe?nianie ocen stanowisk po audycie, czy tworzenie raportów. Zarz?dzaj?cy danym obszarem dowiaduje si? wi?c po d?u?szym czasie, co by?o nie tak na jego stanowisku. Zdarza si? nawet, ?e w momencie, kiedy otrzyma? informacj? o niezgodno?ci, ta ju? dawno zosta?a usuni?ta. Efekt? Efektywno?? przeprowadzanych audytów maleje. Jak si? okazuje, jest jednak rozwi?zanie, które zaoszcz?dzi to setki godzin za ka?dym razem, przeprowadzamy audyt w firmie.
Audyt w firmie – jakie korzy?ci niesie za sob? automatyzacja?
W?ród najwi?kszych wyró?ników i zalet nowoczesnych narz?dzi dost?pnych na rynku wyró?ni? mo?emy 5 podstawowych grup:
Digitalizacj? dzia?a? audytowych
• Natychmiastowy dost?p online,
• Uporz?dkowany zbiór i prezentacja danych (struktura przedsi?biorstwa),
• Baza zarejestrowanych u?ytkowników z przypisanymi uprawnieniami w zale?no?ci od kompetencji,
• ?atwe zarz?dzanie audytami i metodami ich wykonywania (audyt prosty oraz z?o?ony –
sekwencyjny).
Harmonogramy audytów
• Przejrzyst? prezentacj? planu audytu,
• Wygodny i intuicyjny interfejs zarz?dzania harmonogramem,
• Szybki dost?p do informacji o indywidualnym planie audytu obszarów,
• Koordynacj? dzia?a? audytorów z wgl?dem w bie??cy post?p dzia?a?.
Action plan
• Procedura oddelegowanie osoby lub zespo?u z odpowiedniego dzia?u (UR, BHP, Jako??,
Logistyka) w celu podj?cia dzia?a? w ramach napraw niezgodno?ci,
• Prezentowanie szczegó?owych danych o wykrytych niezgodno?ciach,
• Mo?liwo?? specyfikowania okresu na podj?cie dzia?a? naprawczych,
• Pe?na kontrola i weryfikacja planu dzia?ania – lider zespo?u naprawczego raportuje realizacj?
przydzielonych zada? i nadzoruje audyt w firmie.
Wykonanie audytu i zg?oszenie niezgodno?ci
• Rejestracja wykrytych niezgodno?ci (m.in. 5S, BHP, Jako??) – mo?liwo?? dodawania opisów i zdj??
w czasie rzeczywistym,
• Audyt w firmie mo?e zosta? wykonany na urz?dzeniach mobilnych (smartfon, tablet),
• Wykonanie audytu z codziennej rutyny z automatyczn? identyfikacj? obszaru (obszar oznaczony
kodem 2D),
• Automatyczne przetwarzanie i wysy?anie e-mailem wyników audytu natychmiast po zako?czeniu
oceny.
Analiza wyników / statystyki
• Przejrzyste raporty audytowe z wizualizacj? danych, automatycznie wysy?ane e-mailem do
zdefiniowanych u?ytkowników,
• Szczegó?owe wyniki kontroli z danymi statystycznymi wizualizowanymi na wykresach
ko?owych, radarowych, pareto,
• Zwi?kszenie wydajno?ci przy jednoczesnej oszcz?dno?ci czasu i ilo?ci pracy potrzebnej do
manualnego tworzenia analiz,
• Opcja eksportu danych do arkusza kalkulacyjnego dla indywidualnej potrzeby edycji.
Ku nowoczesno?ci
Jednym z przyk?adów rozwi?za?, które sprawdz? si?, gdy planujemy audyt w firmie, jest m.in. SYSTEM APS (Audit Process Support). Jest prostym, intuicyjnym narz?dziem, które kompleksowo wspiera i optymalizuje wszystkie dzia?ania audytowe. Rozwi?zanie mo?na elastycznie konfigurowa? w zale?no?ci od rodzaju przeprowadzanych audytów, m.in. 5S, LPA, TPM, ISO, Facility Management oraz BHP m.in. niezgodno?ci BHP, Nearmiss. Elastyczno?? Systemu APS zapewnia dopasowanie narz?dzia do indywidualnych potrzeb u?ytkownika oraz umo?liwia przeprowadzenie dowolnie spersonalizowanego typu audytu.
Jak t?umaczy Mariusz Adamus z Etisoft – firmy, która dostarcza system APS: Przygotowana przez nas aplikacja dost?pna jest jako strona WWW, dzi?ki czemu u?ytkownik mo?e skorzysta? z niej zarówno za pomoc? komputera, jak i smartfona. Jedna licencja pozwala na nieograniczon? liczb? u?ytkowników w jednej lokalizacji, wi?c wszyscy pracownicy mog? bez ogranicze? korzysta? z aplikacji do zg?aszania problemów, sprawdzania dzia?a?, harmonogramów i audytów. Po skonfigurowaniu modelu procesu w systemie wszystkie dane zebrane w aplikacji s? odpowiednio ustrukturyzowane, podobnie jak raportowanie. Audyt w firmie staje si? zatem szybk? i nieskomplikowan? procedur?.
Nowoczesny platforma audytowa pozwala lepiej egzekwowa? utrzymanie porz?dku, przestrzeganie standardów oraz procedur. Pracownicy otrzymuj?c wyniki w trybie natychmiastowym, bardziej si? z nimi uto?samiaj?. A co istotne – wszystkie niezb?dne informacje s? w „jednym miejscu”.
