Prawo podatkowe w Polsce zmienia si? bardzo cz?sto. Z kolei ogrom pracy, z jakim codziennie mierz? si? ksi?gowi, nie sprzyja systematycznemu ?ledzeniu kolejnych nowo?ci legislacyjnych. Trzeba jednak to robi?, aby móc jak najlepiej zadba? o sprawy firmy. Warto zatem wdro?y? rozwi?zania pozwalaj?ce zgromadzi? wszystkie kluczowe informacje w jednym miejscu, dzi?ki którym ?atwiej b?dzie znale?? istotne dokumenty w dowolnym momencie.
Jak wynika z raportu “Tax Compliance in Poland” opublikowanego przez Swiss Chamber Poland oraz Grant Thornton, w samym 2019 roku w ?ycie wesz?o 21,5 tysi?ca stron maszynopisu ustaw i rozporz?dze?. ?ledzenie tak wielu zmian prawnych to ogromne obci??enie nie tylko dla przedsi?biorców, ale i ksi?gowych. Praktycznie nie jest mo?liwe, aby zapozna? si? z najnowszymi regulacjami, dobrze je zrozumie? i sprawnie wprowadzi? w ?ycie. Ksi?gowi obs?uguj?cy firmy musz? przygotowywa? raporty dla osób zarz?dzaj?cych, tak aby firma mog?a si? rozwija?, odpowiada? na potrzeby rynku oraz na zachodz?ce w nim zmiany. Do tego niezb?dna jest wiedza o stanie firmy.
Biurokracja wiecznie ?ywa
Ju? niejednokrotnie polskie przedsi?biorstwa przyznawa?y, ?e obowi?zek sprawozdawczy bywa przyt?aczaj?cy. Aby dobrze go wype?ni?, trzeba odpowiedzie? na szereg szczegó?owych pyta?, mie? ogromn? wiedz? ksi?gow? i finansow?. Wymaga to równie? aktualnej wiedzy o przepisach prawnych i podatkowych. W tym miejscu wkraczaj? ksi?gowi, których zadaniem jest zna? przepisy i umie? sprawnie wykorzysta? je w praktyce. Ponadto, na bie??co sk?adaj? oni w urz?dach JPK, deklaracje podatkowe lub raportuj? do urz?dów lokalnej administracji w imieniu firm. Niedope?nienie obowi?zku sprawozdawczego grozi karami, dlatego poprawno?? ka?dego dokumentu oraz czas jego z?o?enia s? niezmiernie wa?ne.
Jak dok?adnie przedstawia si? proces raportowania w naszym kraju? Wed?ug wspomnianego ju? wcze?niej raportu, realizacja obowi?zku sprawozdawczego poch?ania a? 2,7 tys. godzin rocznie. Daje to ponad pó? roku po?wi?canego przez dzia?y ksi?gowe firm i ksi?gowych biur rachunkowych na przygotowanie i wysy?anie niezb?dnych dokumentów. Zak?adaj?c 8 godzin pracy, do jej wykonania potrzeba ?rednio 1,7 etatu. Obecnie du?e przedsi?biorstwa wysy?aj? do urz?dów oko?o 314 dokumentów rocznie, ?redniej wielko?ci – 208, za? te najmniejsze ponad 100. Liczby te robi? jeszcze wi?ksze wra?enie, je?li zdamy sobie spraw?, ?e dzia?y ksi?gowe najwi?kszych firm przesy?aj? ?rednio 1 raport dziennie do administracji publicznej.
– Warto u?wiadomi? sobie, ?e wszelkie braki w raportowaniu, pomy?ki w rozliczeniach podatkowych, z?o?enie niew?a?ciwej deklaracji czy nierzetelne prowadzenie ksi?g nara?aj? zarówno firmy, jak i osoby fizyczne na kary. Sankcje im gro??ce reguluje kodeks karny skarbowy. Dlatego digitalizacja procesów w firmie umo?liwia znacznie sprawniejsze wykonywanie obowi?zków zwi?zanych z raportowaniem – wyja?nia Krzysztof Wojtas, prezes zarz?du BrainSHARE IT, producenta SaldeoSMART.
Du?a liczba zmian w przepisach podatkowych i ma?o czasu na zapoznanie si? z nimi wp?ywaj? tak?e na wzmo?one obci??enie prac?, co powoduje, ?e koszty prowadzenia dzia?alno?ci rosn?. Trzeba bowiem zatrudni? wi?cej specjalistów w dziedzinach ksi?gowo-podatkowych, co generuje kolejne wydatki. Niewiele wskazuje jednak na to, aby sytuacja mia?a ulec zmianie. Aby sobie pomóc, warto zastosowa? najnowsze zdobycze technologii.
Dokumentacja dobrze zarz?dzana
Post?puj?ca cyfryzacja sprawia, ?e nie tylko firmy wprowadzaj? coraz wi?cej usprawnie? zwi?zanych z procesami ksi?gowymi i finansowymi. Decyduj? si? na nie równie? podmioty administracji publicznej, w tym skarbowe. Gdy 1 lipca 2018 roku wprowadzono obowi?zek raportowania rozlicze? JPK, zacz?to przenosi? sk?adanie sprawozda? do internetu. To sprawi?o, ?e rola bran?y IT, która wdra?a rozwi?zania wspieraj?ce ksi?gowych, sta?a si? jeszcze istotniejsza w ca?ym procesie.
– Wychodz?c naprzeciw potrzebom zg?aszanym nam przez przedsi?biorców, zw?aszcza z ma?ych i ?rednich firm, stworzyli?my pakiet pozwalaj?cy w kompleksowy sposób zadba? o dokumenty. Pozwala on przyspieszy? prac? zwi?zan? z r?cznym wprowadzaniem dokumentów, dzi?ki analizie zeskanowanych plików i pobieraniu z nich danych niezb?dnych do ksi?gowania. Tego typu rozwi?zania sprawiaj?, ?e ksi?gowi zyskuj? dodatkowy czas, który mog? po?wi?ci? na zg??bianie nowelizacji przepisów oraz opracowywanie raportów dla zarz?dów i menad?erów w firmach, które pomagaj? w skutecznym zarz?dzaniu przedsi?biorstwem. Ilo?? polskich przepisów jest przyt?aczaj?ca, dlatego ka?da zyskana minuta ma znaczenie – mówi Krzysztof Wojtas.
Przechowywanie dokumentów to kolejna sprawa, która sp?dza sen z powiek wielu przedsi?biorcom. Stosy papierów rosn? wraz z rozwojem firmy. Dlatego warto archiwizowa? je w formie elektronicznej. Dzi?ki temu przedsi?biorstwo jest bardziej ekologiczne oraz potrzebuje mniej miejsca do magazynowania. Mo?e skorzysta? te? z mo?liwo?ci skrócenia okresu przechowywania dokumentów. Dobrym przyk?adem s? chocia?by dokumenty kadrowe, które w wersji elektronicznej nale?y przechowywa? przez 10 lat.
– Dokumenty powstaj?ce podczas pracy przedsi?biorstwa zgromadzimy w elektronicznym archiwum, do którego dost?p maj? uprawnieni pracownicy. ?atwo b?dzie je pó?niej odszuka?, wystarczy tylko pos?u?y? si? wyszukiwark?. Opcja bezlimitowego wystawiania faktur i ich eksport do programu ksi?gowego równie? usprawni? prac?. Ponadto, u?ytkownicy mog? tak?e stworzy? comiesi?czny raport kasowy podsumowuj?cy wszystkie operacje prowadzone w przedsi?biorstwie. Rozwi?zanie pozwala zatem w kompleksowy sposób zadba? o firmowe dokumenty – wyja?nia Krzysztof Wojtas.
Dokumenty ksi?gowe to jednak nie wszystko. Nie mo?na zapomina? te? o tych kadrowych, które s? niezb?dne nie tylko podczas codziennej pracy przedsi?biorstwa, ale równie? przy kontrolach inspekcji pracy. Odk?d 1 stycznia 2019 roku w ?ycie wesz?a ustawa umo?liwiaj?ca ich prowadzenie w wersji elektronicznej, firmy zacz??y korzysta? z tego rozwi?zania.
– Modu? Kadry umo?liwia prowadzenie archiwum w sposób jednolity i systematyczny, jednocze?nie dostosowany do wymogów ustawy. Co wa?ne, pe?n? e-teczk? pracownika sprawdzimy w ka?dym momencie, za? modu? automatycznie przypomni nam o zbli?aj?cych si? badaniach lekarskich czy szkoleniach BHP. Im wi?cej pracowników, tym wi?cej dat, zatem skala terminów do pilnowania ro?nie. Jest to bardzo wygodne rozwi?zanie dla osób zarz?dzaj?cych zespo?em pracowników, np. z dzia?ów kadr czy HR – dodaje Krzysztof Wojtas.
Mnóstwo dokumentów, cz?sto zmieniane i zawi?e przepisy prawa – to codzienno?? dzia?ów ksi?gowych firm i biur rachunkowych. Rzeczywisto?? nie jawi si? zbyt kolorowo, bowiem ponad pó? roku sp?dzamy nad szeroko poj?t? papierologi?. Nadziej? na popraw? tej sytuacji przynosi post?puj?ca cyfryzacja. Nowoczesne rozwi?zania coraz cz??ciej s? wykorzystywane nie tylko w pracy przedsi?biorstw, ale tak?e urz?dów, co pozwala s?dzi?, ?e pewne procesy ulegn? przyspieszeniu.
