Biznesowa codzienno?? w du?ych firmach oznacza sta?? wspó?prac? z kancelariami prawnymi, firmami doradczymi, czy zespo?ow? prac? nad dokumentami o ró?nym stopniu tajno?ci. Zapewnienie ograniczonego dost?pu do wra?liwych danych i dokumentów, zachowanie poufno?ci i tajemnicy jest szczególnie wa?ne w procesach fuzji i przej?? innych organizmów gospodarczych. Nowoczesne systemy informatyczne, cz?sto wspierane algorytmami sztucznej inteligencji (AI) s? w stanie zapewni? realizacj? wirtualnych pokojów danych (VDR – Virtual Data Room), które spe?niaj? wy?rubowane wymagania prawne w zakresie bezpiecze?stwa, wersjonowania i audytowalno?ci.
„VDR to nowa klasa systemów, która niedawno pojawi?a si? na rynku jako odpowied? na potrzeb? po??czenia pracy zdalnej wielu podmiotów z zadaniami o wysokim stopniu poufno?ci. Cech? charakterystyczn? VDR jest zdolno?? do zapewnienia bezpiecznego i kontrolowanego udost?pniania poufnych dokumentów np. doradcom, audytorom, potencjalnym inwestorom, czy partnerom biznesowym oraz prowadzenie bezpiecznej komunikacji mi?dzy stronami procesu” – mówi Konrad Pucha?a, kierownika Dzia?u Sk?adowania i Ochrony Danych w firmie Advatech, jednego z najwi?kszych polskich integratorów rozwi?za? informatycznych.
Przedmiotem dzia?ania VDR s? dokumenty elektroniczne, tak?e te w formie skanów. Znajduj? si? tam najwa?niejsze informacje finansowe, kadrowe, prawne, czy te o znaczeniu strategicznym dla firmy. Dost?p do nich jest nadzorowany, ewidencjonowany i poddawany regularnym audytom bezpiecze?stwa. Czas przechowywania wybranych kategorii dokumentów mo?e by? ograniczony – po zako?czeniu zadania s? one trwale i skuteczne usuwane. Oprogramowanie mo?e automatycznie klasyfikowa? dokumenty i przydziela? je do zdefiniowanych kategorii, rozpoznawa? tekst przy u?yciu technologii OCR (Optical Character Recognition), czy nawet zaczernia? dane wra?liwe, je?li odpowiednio u?yje si? algorytmów AI. Czym zatem si? VDR ró?ni od zwyk?ych narz?dzi do pracy grupowej?
„Systemy VDR, takie jak np. Hitachi HCP Anywhere, oferuj? przede wszystkim bardzo wysoki poziom bezpiecze?stwa, kontroli dost?pu i wersjonowania dokumentów. Wszystkie po??czenia zdalne s? silnie szyfrowane, a dokumenty dost?pne z poziomu dowolnego urz?dzenia mobilnego oraz przegl?darek internetowych. Oprogramowanie VDR chroni u?ytkowników przed atakami ransomware lub malware i znacz?co u?atwia odzyskiwanie danych w przypadku pope?nienia b??du przez u?ytkownika. Powstaje w ten sposób bezpieczne cyfrowe miejsce wspólnej pracy” – t?umaczy Konrad Pucha?a.
Dokumenty z VDR s? z regu?y w repozytoriach w lokalnych centrach danych lub w chmurze. Pozwala to na swobodn? wspó?prac? firm z ró?nych cz??ci ?wiata, gdzie pracownicy zdalnie realizuj? swoje zadania. Pliki i foldery mog? by? udost?pniane nie tylko w?asnym pracownikom, ale i osobom z zewn?trz. Co wa?ne, w zale?no?ci od wyznaczonych zada?, w ramach tego samego rozwi?zania mo?na definiowa? wiele pokojów danych VDR – innego do planowania kampanii marketingowej, a jeszcze innego do planowania i realizacji przej?cia konkurencji.
Us?ugi VDR mog? obejmowa? tak?e udost?pnianie informacji z aplikacji Microsoft Office 365, udzia?ów NAS lub systemów zarz?dzania tre?ci?, ale z zupe?nie innym poziomem ochrony danych.
„Hitachi HCP Anywhere dostarcza narz?dzi do ?atwego zarz?dzania rolami i zasadami dla u?ytkowników. Funkcjonalno?? tego rozwi?zania znacz?co zmniejsza koszty i z?o?ono?? us?ugi udost?pniania plików. Administratorzy mog? w prosty sposób zarz?dza? krytycznymi danymi przedsi?biorstwa” – dodaje Konrad Pucha?a z Advatech.
Mimo ?e na rynku dost?pnych jest wiele podobnych rozwi?za? i narz?dzi takich, jak OneDrive, Teams, SharePoint, które ?wietnie sobie radz? ze wspó?dzieleniem plików, to jednak nie spe?niaj? one wymaga? stawianych przed Virtual Data Room. Przyczyna le?y w ograniczonych funkcjach audytowania operacji na plikach, kontroli wersji, czy konieczno?ci ograniczenia udost?pniania plików w ramach polityki DLP (Data Loss Prevention), która ma zapobiega? wyciekom danych.
Z regu?y firmy nie zezwalaj? na przechowywanie wra?liwych danych i plików poza w?asn? infrastruktur? IT.
„Od strony technicznej VDR najcz??ciej realizuje si? w chmurze jako us?ug? SaaS (Service as a Software). Oczywi?cie dost?pne s? tak?e wersje do instalacji lokalnych, bez komponentów chmurowych, ze wsparciem 24/7. VDR musi oferowa? wysok? dost?pno?? i wyj?tkow? odporno?? na awarie. Wbudowane mechanizmy wersjonowania zapewniaj? niezmienno?? plików w okre?lonym czasie retencji. Logowanie do takich systemów jest wielosk?adnikowe, a sesje wygasaj? po krótkim czasie” – wyja?nia Konrad Pucha?a.
Virtual Data Room posiadaj? zabezpieczenia nie gorsze ni? systemy bankowe. VDR u?ywaj? szyfrowania komunikacji bezpiecznym protoko?em EV SSL 256 bit, logowania przy u?yciu bezpiecznych hase? i kodów sms, czy wymuszaj? okresowe zmiany has?a. Spotyka si? tak?e wbudowane mechanizmy ograniczaj?ce pul? adresów IP, z których u?ytkownicy mog? logowa? si? do VDR, blokowanie równoczesnych logowa? przy u?yciu tego samego loginu.
„Dzi?ki temu VDR s? aktualnie najbezpieczniejszym sposobem na udost?pnianie i wspóln? prac? nad dokumentami niewielkich, zadaniowych grup pracowników i wspó?pracowników” – podsumowuje Konrad Pucha?a z Advatech.
|
Dowiedz si? wi?cej o Virtual Data Room i zapoznaj si? ze szczegó?ami oferty u: Konrad Pucha?a Kierownik Dzia?u Sk?adowania i Ochrony Danych Advatech sp. z o.o. Email: kpuchala@advatech.pl Telefon: + 48 693 438 165 |
?ród?o: Advatech we wspó?pracy z Hitachi (Jaros?aw Ra?kowicz)
