Coraz wi?cej firm w Polsce zauwa?a konieczno?? digitalizacji dokumentów – wynika z badania rynku B2B, jakie na zlecenie Canon Polska przeprowadzi?a agencja Insight Lab. Jednak polityka skanowania w polskich przedsi?biorstwach wci?? jest mocno niejednolita. Co zrobi?, aby usystematyzowa? i upro?ci? proces digitalizacji? 

Podej?cie do druku i cyfryzacji dokumentów stanowi?o jedn? z najwa?niejszych kwestii w badaniu przeprowadzonym dla Canon Polska na prze?omie pa?dziernika i listopada 2022 r. na grupie 200 ?rednich i du?ych przedsi?biorstw. Jego celem by?o przedstawienie aktualnych trendów w Polsce w obszarze biurowym. Jednym z podstawowych pyta? by?a kwestia cyfryzacji biura. Ta, jak wynika z opublikowanych wyników badania, zyskuje coraz wi?ksz? popularno?? w ?wiecie biznesu – odsetek firm, które deklaruj?, ?e nie rozwa?aj? wprowadzenia nowoczesnych technologii zmala? o 13 proc. wzgl?dem badania z ubieg?ego roku.

Czy firmy maj? konkretne procedury skanowania?

Je?li jednak cyfryzowa? – to jak? Podstawow? czynno?ci? pozwalaj?c? wprowadzi? papierowe dokumenty do ?wiata cyfrowego jest skanowanie. Mi?dzy innymi ten proces by? przedmiotem badania dla Canon. Badacze Insight Lab spytali ankietowanych czy ich firmy maj? spójn? polityk? skanowania odno?nie do dokumentów zewn?trznych i wewn?trznych. Odpowied?? Ponad po?owa przedsi?biorstw odpowiedzia?a, ?e ich pracownicy skanuj? firmow? dokumentacj? zgodnie z aktualnymi potrzebami. 35 proc. firm wdro?y?o polityk? digitalizacji jedynie wzgl?dem niektórych kategorii dokumentów (takich jak faktury, umowy albo dokumenty strategiczne).

4 na 10 organizacji digitalizuj?cych dokumentacj? wprowadzi?o centralne skanowanie wszystkich przychodz?cych dokumentów.

Podstawa to wybór odpowiedniego skanera

Micha? Mikulski radzi firmom stawiaj?cym pierwsze kroki w digitalizacji firmowych procedur, rozpocz?cie od dok?adnej analizy potrzeb organizacji.

To o tyle istotne, ?e do ka?dego z tych zada? stosuje si? nieco inne rodzaje skanerów. Dla przyk?adu, skanery produkcyjne idealnie nadaj? si? do cyfryzacji du?ej ilo?ci dokumentów papierowych w krótkim czasie. Z kolei biurowe urz?dzenia wielofunkcyjne dobrze sprawdzaj? si? w sytuacjach, gdzie skanowanie jest okazjonalne, a dokumenty s? w dobrym stanie i nie wymagaj? specjalnego przygotowania do digitalizacji. Natomiast w kancelarii, która na bie??co skanuje przychodz?ce dokumenty, albo w punkcie obs?ugi klienta, najlepiej zainstalowa? niewielki skaner do dokumentów z wygodnym podajnikiem na papier. Jeszcze do innych celów nadaj? si? skanery mobilne, które mo?na zabra? ze sob? w delegacj? albo na spotkanie z klientem.

Ekspert Canon zauwa?a, ?e w dzisiejszych czasach pracoch?onna praca z dokumentami mo?e by? znakomicie usprawniona dzi?ki inteligentnemu oprogramowaniu do skanowania. Proste dzia?ania, takie jak obracanie obrazu, usuwanie pustych stron, klasyfikacja dokumentów czy odczytywanie i weryfikacja kluczowych informacji, mog? by? zautomatyzowane.

*Badanie obiegu dokumentów w ramach funkcjonowania ?rednich i du?ych firm w Polsce wykonano w formie ankiety telefonicznej wspomaganej komputerowo (CATI) w okresie od 20 pa?dziernika do 10 listopada 2022 r. i obejmowa?o ono 200 przeprowadzonych wywiadów. Dobór próby badawczej mia? charakter losowo-kwotowy.