Od 1 lipca 2024 roku, krajowi przedsi?biorcy b?d? musieli korzysta? z ustrukturyzowanych faktur za po?rednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Niedawno Ministerstwo Finansów og?osi?o, ?e pocz?wszy od 1 wrze?nia tego roku, w systemie KSeF zacznie obowi?zywa? zaktualizowana, druga wersja struktury faktury elektronicznej. Ekspert z Symfonii radzi, jak przedsi?biorcy mog? skutecznie adaptowa? si? do nowego formatu dokumentu.
Rola faktury ustrukturyzowanej
Aktualnie faktury ustrukturyzowane stanowi? jedn? z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok tradycyjnych dokumentów papierowych oraz dotychczasowych faktur elektronicznych. Generowane i odbierane za po?rednictwem teleinformatycznego systemu Ministerstwa Finansów – Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), stan? si? nieod??cznym narz?dziem dla wszystkich podatników.
– Jednolity standard e-faktury w ramach KSeF ma upro?ci? dokumentowanie transakcji, przyspieszy? i zautomatyzowa? ich wystawianie, przetwarzanie oraz archiwizacj?. Podatnicy b?d? dysponowa? w czasie rzeczywistym informacjami z faktur dla potrzeb zarz?dczych, w tym analityki, ale tak?e w innych obszarach prowadzonej przez nich dzia?alno?ci. Szybsze procesowanie dokumentu to tak?e ni?sze koszty operacyjne dla przedsi?biorstwa – komentuje Bogdan Zatorski, kierownik ds. analiz biznesowych i wymaga? prawnych w Symfonii.
Z danych przedstawionych przez Ministerstwo Finansów wynika, ?e od 1 stycznia 2022 r. do 8 sierpnia 2023 r. w ?rodowisku produkcyjnym KSeF podatnicy wystawili blisko 67 tys. e-faktur. Co wi?cej, ju? 957 podmiotów wystawia cyklicznie dokumenty sprzeda?y w tym systemie.
Przej?cie na nowy system fakturowania wymaga wcze?niejszego przygotowania, w??cznie z mapowaniem danych podatnika na struktur? e-faktury, konfiguracj? uprawnie? w KSeF oraz adaptacj? rozwi?zania technologicznego umo?liwiaj?cego integracj? z systemem. Dla firm, które nie posiadaj? w?asnych rozwi?za? IT do obs?ugi KSeF, mo?liwe jest korzystanie z bezp?atnych narz?dzi Ministerstwa Finansów, takich jak Aplikacja Podatnika KSeF, e-Mikrofirma oraz zapowiadana aplikacja mobilna KSeF.
Nowa struktura e-faktury
Od 1 wrze?nia 2023 r. wprowadzona zostanie nowa, druga struktura faktury elektronicznej w ramach KSeF. Sk?ada si? ona z trzech segmentów, które stanowi? dane obowi?zkowe, niezb?dne i fakultatywne.
– Celem wprowadzenia nowego wzoru jest stworzenie uniwersalnego dokumentu, który zostanie zaakceptowany przez wszystkich podatników. Firmy, które obecnie korzystaj? z pierwszej wersji e-faktury, b?d? zobligowane dostosowa? si? do nowych wymogów. Wprowadzenie tych zmian teraz pozwoli przedsi?biorstwom na w?a?ciw? implementacj? w systemach IT oraz pe?ne zrozumienie nowego wzoru. Mam nadziej?, ?e wprowadzany obecnie schemat nie zostanie ju? zmieniony przed lipcem 2024 roku – dodaje Bogdan Zatorski.
Dane obowi?zkowe stanowi? oko?o 20 proc. ca?kowitej struktury e-faktury. S? to g?ównie techniczne informacje niezb?dne do wystawienia dokumentu sprzeda?y. Obejmuj? takie dane jak nazwa sprzedawcy i nabywcy, data wystawienia dokumentu oraz data realizacji us?ugi. Wype?nienie tych pól jest kluczowe dla nadania dokumentowi mocy prawnej.
Warto podkre?li?, ?e w przypadku e-faktur konieczne jest tak?e uwzgl?dnienie oznacze? negatywnych, które wskazuj?, ?e pewne okoliczno?ci nie wyst?puj?. Chocia? w fakturach papierowych nie jest to wymagane, w przypadku KSeF staje si? to niezb?dne.
Dane niezb?dne stanowi? oko?o 30 proc. struktury e-faktury. Te pola uzupe?nia si?, gdy okoliczno?ci tego wymagaj?, np. w przypadku zastosowania procedury VAT mar?y.
Niewype?nienie niezb?dnych pól nie jest b??dem technicznym, ale mo?e si? okaza? merytorycznym. Oznacza to, ?e faktura zostanie przyj?ta przez KSeF. Jednak?e, je?li kontrahent lub osoba odpowiedzialna za kontrol? faktur zauwa?y nieprawid?owo??, wystawca b?dzie musia? dokona? korekty.
Dane fakultatywne stanowi? prawie po?ow? ca?ej struktury. Wype?nienie tych pól nie ma wp?ywu na poprawno?? dokumentu. Przyk?ady uzupe?niaj?cych pól obejmuj? np. stopk? faktury, która zawiera dowolny tekst mo?e podzi?kowania za zakupy, zach?t? do dalszej wspó?pracy, warto?? kapita?u zak?adowego itp. Informacje dotycz?ce numeru VIN samochodu, marki, koloru, mog? równie? stanowi? element fakultatywny. Te dodatkowe informacje b?d? mia?y niew?tpliwie zastosowane bran?owe.
Nowe regulacje, starannie dostosowane do dynamicznych potrzeb rynku, stanowi? wa?ny krok w kierunku promocji i u?atwienia korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Ich wprowadzenie ma na celu usprawnienie procesów transakcyjnych oraz zwi?kszenie efektywno?ci dla przedsi?biorców w ca?ym kraju.
