Polscy producenci najcz??ciej zarz?dzaj? informacj? produktow? za pomoc? Excela oraz ró?nego rodzaju baz danych. Cz?sto informacje znajduj? si? wy??cznie w g?owach pracowników, którzy wiedz?, gdzie s? jakie? dane albo w jaki sposób nale?y opisa? produkt. Systemy PIM (Product Information Management) s? stosowane sporadycznie – wynika z bada? przeprowadzonych przez firm? IT e-point oraz agencj? badawcz? PMR.
Celem badania przeprowadzonego przez e-point i PMR by?o poznanie sposobów zarz?dzania informacj? produktow?, zrozumienie problemów i oczekiwa? firm w tym obszarze, a tak?e okre?lenie poziomu znajomo?ci i stosowania rozwi?za? klasy PIM. Uczestnikami badania byli najwi?ksi producenci materia?ów budowlanych i sanitarnych w Polsce, ale wiele wniosków ma charakter uniwersalny i mo?na je zastosowa? równie? do innych bran?. W badaniu ilo?ciowym i jako?ciowym wzi??y udzia? osoby zaanga?owane w zarz?dzanie informacj? produktow?, w tym pracownicy dzia?ów marketingu, sprzeda?y oraz product managerowie
Króluje Excel
Po?owa ankietowanych firm do zarz?dzania informacj? produktow? stosuje Excela. Inne popularne narz?dzia to: bazy danych (36 proc. wskaza?), CRM (27 proc.), plik tekstowy (21 proc.) oraz systemy MDM i ERP (po 14 proc. wskaza?). Zdecydowana wi?kszo?? organizacji nie stosuje dedykowanych rozwi?za? PIM, a cz?sto nawet nie wie, ?e takie rozwi?zania istniej?. Dotyczy to zarówno mniejszych, jak i najwi?kszych firm. Niekiedy funkcje zarz?dzania informacj? produktow? spe?nia inny system ni? dedykowany PIM, np. ISS, e-commerce, CRM czy CMS.
Z wywiadów pog??bionych, które by?y cz??ci? naszego badania, wynika, ?e wiedza o produktach jest te? przechowywana w g?owach pracowników. Cz?sto informacje o tym, gdzie znajduj? si? specyficzne dane albo w jaki sposób nale?y opisa? produkt, ma po prostu konkretny pracownik. Nierzadko, dla handlowców czy innych osób w firmie, taka osoba jest pierwszym kontaktem, gdy chc? pozyska? informacje o produkcie. Takie podej?cie jest bardzo nieefektywne. Przyczynia si? do marnowania czasu kluczowych pracowników, zwi?ksza podatno?? procesu na b??dy ludzkie, ale przede wszystkim wyd?u?a czas prezentowania oferty lub ca?kowicie blokuje procesy podczas nieobecno?ci takiego pracownika – mówi Pawe? ??ka, Head of PIM Division w e-point.
Dokucza rozproszenie informacji oraz czasoch?onny proces ich aktualizowania
Badani cz?sto podkre?lali wysok? jako?? i ?atwo?? wyszukiwania informacji produktowych w ich firmie, chocia? ok. 40 proc. odczuwa rozproszenie tych danych. Podobnie z aktualizacj? – 86 proc. firm twierdzi, ?e ich dane produktowe s? aktualne, jednocze?nie wskazuj?c na czasoch?onny, ?mudny proces aktualizacji jako g?ówny problem w zarz?dzaniu informacj?.
Zarówno rozproszenie informacji produktowej, jak i trudno?ci z ich systematyczn? aktualizacj? zwi?kszaj? ryzyko chaosu informacyjnego. Badania pokaza?y, ?e dla wielu firm codzienno?ci? jest sytuacja, kiedy to – kieruj?c si? w?asn? wygod? – pracownicy przesy?aj? sobie informacje za??cznikami do maili lub przekazuj? je telefonicznie. W rezultacie powstaje wiele równolegle funkcjonuj?cych plików, przez co trudno wskaza? ten aktualny, a w skrajnych przypadkach mog? pojawi? si? wzajemnie wykluczaj?ce si? dane – mówi Pawe? Olszynka, ICT Business Unit Director w PMR.
Rozbudowane procedury
Firmy radz? sobie z rozproszeniem informacji przez opracowywanie procedur oraz klarowne przypisywanie odpowiedzialno?ci za jako?? danych produktowych konkretnym osobom, np. ze sprzeda?y, marketingu czy product managementu. Co ciekawe, badani deklaruj?, ?e w ka?dej firmie sposób zarz?dzania informacj? produktow? by? wypracowywany organicznie, w toku rozrostu organizacji, a nie by? efektem ?wiadomej decyzji.
Wraz ze wzrostem liczby zatrudnionych, poszerzaniem oferty czy ekspansj? na nowe rynki pojawiaj? si? nowe procedury i narz?dzia, które s? dobudowywane do ju? istniej?cych. W efekcie powstaje z?o?ony ekosystem, który w ka?dej organizacji wygl?da w nieco inny sposób.
W ramach tego ekosystemu do innych najcz?stszych wyzwa? zwi?zanych z zarz?dzaniem informacjami o produkcie nale??:
- brak ich spójno?ci,
- ograniczona kontrola nad tym, jak dystrybutorzy zarz?dzaj? tymi informacjami,
- brak automatyzacji w procesie tworzenia informacji,
- zbyt du?e uzale?nienie tego procesu od czynnika ludzkiego.
Dlaczego producenci decyduj? si? na wdro?enie dedykowanego systemu PIM?
Z bada? wynika, ?e te dolegliwo?ci staj? si? dla firm tym bardziej uci??liwe, im bardziej si? one rozrastaj? i np. rozwa?aj? ekspansj? na nowe rynki czy wej?cie w nowe modele sprzeda?y. To wówczas organizacje rozpoznaj? potrzeb? uporz?dkowania oferty i wdro?enia rozwi?za? Product Information Management.
Do innych najcz??ciej wskazywanych powodów, dla których przebadane firmy zastanawiaj? si? nad wdra?aniem rozwi?za? klasy PIM, nale??:
- poczucie nadchodz?cej zmiany i zwi?zanej z tym konieczno?ci szybszego reagowania na wydarzenia na rynku,
- konieczno?? utrzymania aktualno?ci danych we wszystkich miejscach,
- ch?? zachowania kontroli nad informacj?,
- zarz?dzanie wiedz? pracowników,
- potrzeba automatyzacji r?cznych procesów.
Wdro?enie PIM cz?sto jest cz??ci? wi?kszego, strategicznego projektu: wej?cia w nowe kana?y sprzeda?y czy ekspansji na nowe rynki. W?a?nie dla du?ych, mi?dzynarodowych projektów system PIM ma kluczowe znaczenie. Bez takiego narz?dzia poszczególne rynki staj? si? autonomicznymi bytami, co znacznie utrudnia zarz?dzanie ofert? i podnosi koszty prezentacji produktów w niezale?nych kana?ach w ró?nych krajach. Przy du?ej skali dzia?alno?ci utrzymanie spójno?ci komunikacji oferty staje si? praktycznie niemo?liwe – mówi Pawe? ??ka z e-point.
