Wielu pracowników z dnia na dzie? rozpocz??o prac? zdaln?. W nietypowej sytuacji znale?li si? równie? mened?erowie, którzy musz? zarz?dza? w sposób zdecydowanie odmienny od dotychczasowego. Jak sobie poradzi? z tymi wyzwaniami?

Naj?atwiej jest firmom, które ju? wcze?niej uwzgl?dni?y w swojej kulturze organizacyjnej opcj? pracy zdalnej. Pod tym wzgl?dem przoduj? takie bran?e jak IT czy marketing.

Najtrudniej b?dzie natomiast w tych przedsi?biorstwach, w których nie tylko nie dopuszczano pracy zdalnej, ale jeszcze dodatkowo blokowano wprowadzanie oczekiwanych przez pracowników rozwi?za? – takich jak elastyczny lub rozliczany zadaniowo czas pracy. Tymczasem trudno mówi? o skutecznym i zdalnym delegowaniu pracy tam, gdzie pomi?dzy mened?erami a pracownikami brakuje zaufania.

Potrzeba wsparcia i szkole?

Je?li zarz?dzaj?cy organizacj? obdarzali swoich pracowników wiar? w ich mo?liwo?ci, a ponadto oczekiwali samodzielno?ci i decyzyjno?ci, to obecnie jest im o wiele ?atwiej przestawi? si? na now? rzeczywisto??. Ale nawet w wi?kszo?ci takich firm, w których pracownicy s? rozliczani „za efekty”, a nie „za czas pracy”, nigdy wcze?niej tak wiele osób nie pracowa?o jednocze?nie zdalnie. Niemal wszyscy musz? wi?c dopiero nauczy? si? sprawnego dzia?ania w trybie „na odleg?o??”.

– Najwi?ksze wyzwanie dotyczy pomocy mened?erom w „ustawieniu” pracy zdalnej. To oni s? odpowiedzialni za wdro?enie, to oni b?d? musieli intensywnie komunikowa? si? z pracownikami, tak aby zapewni? utrzymanie efektywno?ci pracy. Pomoc t? powinny zapewni? dzia?y HR m.in. poprzez szkolenia – mówi Jaros?aw Marciniak, prawnik, ekspert HR w firmie Effect Group, która oferuje szkolenia on-line oraz konsultacje zwi?zane z zarz?dzaniem w kryzysie oraz z organizacj? pracy zdalnej.

Pomimo, i? istnieje mnóstwo aplikacji mobilnych u?atwiaj?cych prac? na odleg?o??, w tym momencie nie one s? najwa?niejsze. Zacz?? warto od kwestii podstawowych, takich jak sprawny komputer, podstawowe programy umo?liwiaj?ce prac?, czy szybkie ??cze internetowe. Liczy si? jednak nie tylko technika! Kluczowe jest ustalenie sensownych zasad komunikacji, przesy?ania informacji i raportowania.

Oczywi?cie, warto testowa? ró?ne rozwi?zania i sprawdza?, co w naszej organizacji sprawdzi si? najlepiej. By? mo?e znajdziemy program, który niezwykle u?atwi nam i naszym wspó?pracownikom wykonywanie zada?. Jednak, jak podkre?la ekspert Effect Group, z nowymi technologiami jest troch? jak ze lekami na koronawirusa.

S? jakie? znane leki, które mog? by? skuteczne, ale jeszcze nie zosta?y wystarczaj?co pozytywnie zweryfikowane w masowej praktyce. Analogicznie, trudno poleci? teraz jaki? konkretny program czy aplikacj?, która w czasie kryzysu zadzia?a u wszystkich i w ka?dej bran?y. Lepiej skoncentrowa? si? na ludziach i do nich dobiera? rozwi?zania – proponuje Jaros?aw Marciniak.

Liczy si? dobra komunikacja

Dobry plan i odpowiednia komunikacja to dwa najwa?niejsze aspekty wdra?ania systemu pracy zdalnej na tak du?? skal?. Plag? w wielu organizacjach jest brak sensownego planowania pracy albo w ogóle brak przekonania, ?e ju? na samym pocz?tku warto si? zatrzyma? i pomy?le?, co jest wa?ne, co chcemy osi?gn?? i jakie w zwi?zku z tym wyznaczymy cele. Takie podej?cie b?dzie jednak skutkowa?o chaosem.

Warto zmieni? tak? postaw? i w?a?nie od tego powinny zacz?? osoby odpowiedzialne za zarz?dzanie. Najpierw trzeba opracowa? koncepcj? tego, jak zorganizowana zostanie zdalna praca przedsi?biorstwa, nast?pnie zasady te dostosowa? do specyfiki poszczególnych dzia?ów, uzgodni? plan pomi?dzy mened?erami, i w ko?cu jasno zakomunikowa? go pracownikom. Warto doprecyzowywa? szczegó?y – zadania, sposób ich przekazywania, rodzaje dokumentów, terminy, sposoby raportowania i oceny.

– Tylko formalne i komunikacyjnie potwierdzone kryteria, mierniki i parametry umo?liwi? nam rozliczanie wykonywanych przez pracowników zada?. Zaanga?owanie b?dzie mo?na bada? np. przez ilo?? wymaganych aktywno?ci pracownika w czasie, poprzez zbieranie informacji od wspó?pracowników, a tak?e poprzez ankiety – przekonuje Jaros?aw Marciniak.

Nast?pnie pracownik powinien sam dla siebie ustali? plan – tzn.  sprecyzowa?, co zrobi?, jak wyznaczy? przerwy, dbaj?c jednocze?nie o higien? psychiczn?, a wi?c – w miar? mo?liwo?ci – rozdzieli? prac? od ?ycia osobistego. Warto zreszt? omówi? ten temat z bezpo?rednim prze?o?onym i ustali? np. preferowane godziny oraz formy kontaktu.

Nie zapominajmy, ?e sytuacja pracowników jest bardzo zró?nicowana. Zak?adaj?c, ?e kto? ma dzieci, których nauk? musi nadzorowa?, mo?na przyj??, ?e jego grafik nie b?dzie kopi? czasu pracy z „ery stacjonarnej”. Jeszcze trudniejsza b?dzie sytuacja rodziców dzieci kilkuletnich, które nie s? w stanie zorganizowa? sobie czasu samodzielnie. ?atwiej b?dzie natomiast osobom bezdzietnym oraz takim, których dzieci s? ju? w wieku licealnym lub s? doros?e.

Mened?erowie te? maj? ?ycie prywatne, warto wi?c szuka? rozwi?za?, które b?d? mo?liwe do zaakceptowania przez wszystkich. Wykazuj?c si? empati? i dbaj?c o dobr? komunikacj?, jeste?my w stanie osi?gn?? znacznie wi?cej.

– Jestem przekonany, ?e kierownicy, którzy nie lubili rozmów telefonicznych z podw?adnymi b?d? je musieli z dnia na dzie? polubi?. Komunikacja, nadzór i informacja zwrotna w wersji wy??cznie „via mail” to zdecydowanie za ma?o – podkre?la trener Effect Group. – Bardzo wa?ne jest tak?e, aby utrzymywa? wysoki poziom motywacji pracowników, a nawet da? im wskazówki, jak sami mog? o ni? dba?. W tej trudnej, nowej sytuacji istotne jest wsparcie ze strony kierownictwa, przekonanie, ?e osoby zarz?dzaj?ce wiedz?, co robi? – dodaje.  

Uczenie si? nowej, innej formy pracy jest bardzo wa?ne, ale nauka to te? b??dy. Dlatego trzeba przygl?da? si? temu, jak dzia?a nasz plan, jak pracujemy, bada?, co si? sprawdza, a co nie i wdra?a? zmiany. Musimy nauczy? si? wyci?ga? wnioski. Nie wszystko zadzia?a od razu i trzeba mie? tego ?wiadomo??.

Praca zdalna to tak?e zagro?enia

W zupe?nie nowej i nieprzewidzianej sytuacji znale?li si? te? mened?erowie, którzy teraz musz? zadba? zarówno o organizacj? pracy w?asnej, jak i zdalnego funkcjonowania pracowników, wykazuj?c si? niez?ym zmys?em przewidywania i to nie tylko stricte biznesowego.

Pami?tajmy, ?e w tak niezwyk?ej sytuacji pojawiaj? si? liczne zagro?enia zwi?zane z poczuciem odseparowania, izolacji – do tego dochodz? te? czynniki takie jak zwi?kszenie intensywno?ci pracy, wyd?u?anie czasu pracy, uczucie ci??aru zwi?zanego ze zwi?kszeniem odpowiedzialno?ci pracownika (i mened?era).

Problemem jest te? sama zmiana nawyków – ?ycie zawodowe zaczyna przeplata? si? z ?yciem prywatnym rodzinny. Postawy pracownika funkcjonuj?cego w ?wiecie domowym, niekoniecznie s? postawami po??danymi w pracy.

– Tylko intensywne, powtarzalne wsparcie udzielane przez prze?o?onych mo?e by? ?rodkiem zapobiegania negatywnym konsekwencjom powy?szych zagro?e? – podkre?la Jaros?aw Marciniak.

?wiat nie b?dzie ju? taki sam

Cho? dzi? jakiekolwiek przewidywanie przysz?o?ci obarczone jest du?ym ryzykiem, da si? ju? wyodr?bni? pewne trendy, które mog? okaza? si? d?ugotrwa?e. Z du?ym prawdopodobie?stwem mo?na przypuszcza?, ?e  epidemia COVID-19 i zwi?zana z ni? reorganizacja rytmu codziennego ?ycia odbije si? w sposób zauwa?alny na zasadach pracy w niedalekiej przysz?o?ci.

– Praca zdalna ju? z nami zostanie. Ludzie wróc? do fizycznych miejsc pracy, ale zasady, regulaminy pracy zdalnej b?d? ju? normalnymi dokumentami w firmach – uwa?a trener Effect Group. – Dlatego wa?ne jest, aby na obecnym etapie wypracowane rozwi?zania i wdro?one procedury dzia?a?y dobrze. Pomóc mog? w tym konsultacje z ekspertami wyspecjalizowanymi w tematyce radzenia sobie z kryzysami w HR, a jednocze?nie do?wiadczonymi w pracy zdalnej – podkre?la.

Do pracy zdalnej warto podej?? wi?c zupe?nie powa?nie i d?ugofalowo, traktuj?c j? nie tylko jako tymczasowe rozwi?zanie w sytuacji awaryjnej. Trwaj?ca obecnie pandemia z pewno?ci? kiedy? minie, ale pracownicy oraz ca?e firmy, które przekonaj? si?, ?e praca zdalna mo?e by? efektywna, mog? na sta?e zmieni? swoje zasady funkcjonowania. I by? mo?e b?dzie to stanowi?o jedn? z nielicznych korzy?ci, jakie odczujemy w wyniku pandemii.