Aktualnie trwaj? prace nad wprowadzeniem w ?ycie obowi?zku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Prowadzone s? równie? dzia?ania, które maj? na celu dostosowanie obecnie obowi?zuj?cego prawa do nadchodz?cych zmian zwi?zanych z KSeF. Z projektu ustawy Ministerstwa Finansów, wynika, ?e korzystanie z systemu b?dzie obligatoryjne dla podmiotów gospodarczych (B2B). Faktury wystawione przez przedsi?biorców b?d? rejestrowane w systemie, z którego b?d? musia?y zosta? pobrane przez kontrahenta. Obowi?zek nie dotyczy faktur konsumenckich (B2C), które nie zostan? obj?te KSeF.
Wielka zmiana dla polskich przedsi?biorstw
Wystawianie faktur w ustrukturyzowanej formie oraz przechowywanie i przetwarzanie dokumentów w scentralizowanym KSeF ma pozwoli? na weryfikacj? przesy?anych do niego dokumentów i decydowa? o dopuszczeniu ich do obrotu. Odczuwalnych korzy?ci dla przedsi?biorców, wynikaj?cych z wprowadzenia ustawy wydaje si? by? sporo. W pierwszej kolejno?ci mo?na mówi? o skróceniu niektórych procesów, w tym m.in. szybszy zwrot podatku VAT z 60 do 40 dni. Ujednolicony, centralny system pozwoli tak?e na zwolnienie z obowi?zku archiwizacji dokumentów przez firmy, poniewa? b?d? one przechowywane w KSeF przez 10 lat. Korzystanie z systemu likwiduje te? konieczno?? wystawiania duplikatów faktur. „Zgubiony” dokument wystarczy ponownie pobra? z systemu.
„Oprócz korzy?ci podatkowych, e-faktura to tak?e szereg korzy?ci biznesowych. Umo?liwia ona przede wszystkim sprawniejsz? wymian? danych w kontaktach mi?dzy kontrahentami – wystawiona faktura b?dzie udost?pniona dla odbiorcy przez administracj? praktycznie w czasie rzeczywistym. Ustrukturyzowany, jednolity wzór faktury pozwoli tak?e na automatyzacj? procesów ksi?gowych. W konsekwencji prze?o?y si? to oczywi?cie na oszcz?dno?? czasu pracowników, którzy b?d? mogli wykaza? si? w innych obszarach prowadzenia dzia?alno?ci, a dodatkowo pomo?e to w redukcji liczby pomy?ek w procesie ksi?gowania.”
Przemys?aw So?dacki, Prezes Amodit
Ca?kowite przej?cie na cyfrowy obieg oznacza tak?e zmniejszenie wykorzystania papieru, skrócenie czasu oczekiwania na dokumenty, a tak?e ograniczenie kana?u ich transmisji. Obecnie kontrahenci mog? wysy?a? wystawione faktury drog? fizyczn? lub elektroniczn?, jednak ?aden z tych sposobów nie gwarantuje skutecznego dostarczenia dokumentu do odbiorcy. Wprowadzony w ?ycie KSeF sprawia, ?e ka?dy dokument b?dzie dost?pny za po?rednictwem systemu natychmiast po jego zarejestrowaniu. Dla faktur B2B, wystawionych i otrzymanych z u?yciem Krajowego Systemu e-Faktur, nie b?dzie obowi?zku przekazywania struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK-FA) na ??danie urz?dów skarbowych, poniewa? tak wystawione e-Faktury b?d? zawiera? wszystkie elementy, jakie s? przekazywane w JPK-FA.
Koszt zmiany na barkach przedsi?biorców
Przedsi?biorcy dostrzegaj? jednak tak?e niedoskona?o?ci systemu. Jedn? z nich jest brak czytelnej dla odbiorcy wizualizacji faktury. Natychmiastowe rejestrowanie faktur, cho? praktyczne, oznacza tak?e brak mo?liwo?ci poprawy raz wystawionej FV. Wszelkie zmiany powsta?e na dokumencie pierwotnym b?d? mog?y by? korygowane jedynie poprzez wystawienie faktury koryguj?cej. Co wi?cej, obecne mo?liwo?ci KSeF nie pokrywaj? wszystkich scenariuszy przesy?u dokumentów, które s? stosowane w oparciu o istniej?ce przepisy.
Istniej?ce obawy dotycz? tak?e konieczno?ci integracji nowego systemu z wykorzystywanymi ju? w firmie, kluczowymi rozwi?zaniami, takimi jak np. system ERP. Za dostosowanie systemów w ca?o?ci b?dzie odpowiada? przedsi?biorca. Niezb?dny stanie si? tak?e upgrade systemów ERP, chocia? i to nie wystarczy, by obs?u?y? bardziej z?o?one scenariusze, zw?aszcza w du?ych firmach. Problem mo?e stanowi? m.in. obs?uga struktur wielospó?kowych, po??czenie danych finansowych z ró?nych systemów ERP, przypisywanie za??czników, w tym opisów, do faktur, które nie mog? by? przesy?ane do KSeF. Dodatkowo KSeF b?dzie obejmowa? wy??cznie faktury znajduj?ce si? w obrocie krajowym i nie b?dzie uwzgl?dnia? faktur z obrotu zagranicznego, co mo?e by? problemem dla firm obs?uguj?cych transakcje mi?dzynarodowe. Ponadto chocia? KSeF pozwoli na unikanie duplikowania faktur, nie b?dzie mo?na korygowa? ich zbiorczo oraz dokonywa? ich walidacji z zamówieniami. oraz wiele innych.
Wygodny ??cznik – wtyczka do KSeF
By usprawni? ten proces, Amodit przygotowa? przyjazne dla przedsi?biorców rozwi?zanie KSeF Connector, które pozwoli na integracj? systemu KSeF z dowolnym systemem finansowo-ksi?gowym, u?ywanym w przedsi?biorstwie. Zalet? jest dodatkowo fakt, ?e jedna wtyczka jest w stanie obs?u?y? nawet kilka aplikacji, je?li firma korzysta z wi?kszej ilo?ci programów.
„KSeF Connector to rozwi?zanie, które u?atwi ?ycie przedsi?biorcom, poniewa? zaprojektowali?my je w oparciu o realia, w jakich dzia?a biznes. Oferuje szereg praktycznych funkcjonalno?ci: oprócz przekazania i odbierania faktur do i od KSeF, umo?liwia tak?e obs?ug? wielu spó?ek, wysy?anie za??czników z pomini?ciem KSeF MF, mapowanie pól z faktury do formatu KSeF, obs?ug? paczek FV oraz pobieranie dodatkowych po?wiadcze? np. UPO. Wtyczka zadba równie? o automatyczne monitorowanie dost?pno?ci systemów oraz diagnoz? usterek na poziomie komunikacji pomi?dzy systemami czy wspomnian? wizualizacj? faktur sprzeda?owych i kosztowych.”
Piotr W?giel, Software Development Director z Amodit
„Wprowadzenie KSeF to znaczna zmiana w funkcjonowaniu polskich przedsi?biorstw. Cieszymy si? wi?c, ?e razem z Amodit mo?emy zaadresowa? realne potrzeby przedsi?biorców i wesprze? firmy w sprawnej integracji z nowym systemem. Cho? korzystanie z KSeF ma by? obowi?zkowe dopiero od przysz?ego roku wierzymy, ?e wprowadzenie rozwi?zania ze znacz?cym wyprzedzeniem pozwoli na mo?liwie komfortow? i sprawn? transformacj?.”
Robert Paszkiewicz, VP CEE OVHcloud
