Najnowszy projekt ustawy o Krajowym Systemie e-Faktur zak?ada, ?e tryb offline24 przestanie by? rozwi?zaniem awaryjnym i stanie si? sta?ym elementem systemu stosowanym wedle uznania przez sprzedawców. Cho? teoretycznie ma u?atwi? wystawianie faktur w sytuacjach, gdy brak jest po??czenia z KSeF, jego wprowadzenie budzi powa?ne w?tpliwo?ci – szczególnie w przypadku transakcji B2B.

Tryb offline24 pozwala wystawi? faktur? bez komunikacji z systemem Ministerstwa Finansów – pod warunkiem, ?e dokument trafi do KSeF do ko?ca nast?pnego dnia roboczego oraz wydruk lub pdf zostanie opatrzony dodatkowymi kodami QR. To pozornie wygodne rozwi?zanie wymusza jednak nowe obowi?zki po stronie sprzedawcy: konieczno?? weryfikacji statusu nabywcy, ?cis?e pilnowanie terminów i ryzyko sankcji w przypadku b??dów. W efekcie wymaga to dostosowania procesów i systemów ksi?gowych w wielu firmach.

Co dok?adnie si? zmienia? Oto najwa?niejsze kwestie:

Faktura offline tylko dla wybranych odbiorców

Nowy tryb offline24 w KSeF pozwala wystawi? faktur? bez natychmiastowego po??czenia z systemem Ministerstwa Finansów. Dotychczas by? on zarezerwowany wy??cznie na wypadek awarii lub braku dost?pu do internetu. Jednak najnowsza nowelizacja ustawy o VAT upowa?nia podatników do stosowania go dowolnie. Ale uwaga: taka faktura mo?e zosta? przekazana odbiorcy tylko wtedy, gdy jest to osoba fizyczna (B2C), kontrahent zagraniczny, podmiot nieposiadaj?cy NIP lub podatnik korzystaj?cy ze zwolnienia. Nie jest to wprost napisane w ustawie, ale zgodnie z art. 106gb ust. 4  w transakcjach krajowych B2B faktura musi najpierw trafi? do KSeF i otrzyma? numer, zanim zostanie przekazana klientowi. W przeciwnym razie dokument nie b?dzie uznany za wystawiony prawid?owo.

Krytyczna rola daty sprzeda?y

Je?li firma prze?le dzi? do KSeF faktur? z dat? sprzeda?y wczorajsz? lub wcze?niejsz? to system automatycznie uzna faktur? za wystawion? w trybie offline. Dotyczy to równie? przypadków, gdy intencj? by?o wystawienie jej online, ale z powodu obci??enia systemów lub d?ugotrwa?ego procesu akceptacji faktura zosta?a przes?ana do KSeF z opó?nieniem. Mo?e to skutkowa? naruszeniem przepisów i ryzykiem sankcji. Dlatego przedsi?biorstwa powinny rozwa?y? dodatkowe mechanizmy kontrolne – np. sprawdzaj?ce aktualno?? daty sprzeda?y przy zatwierdzaniu faktury.

Obowi?zek przes?ania faktury do ko?ca nast?pnego dnia roboczego

Faktury offline24 musz? trafi? do KSeF najpó?niej w kolejnym dniu roboczym. Brak terminowej wysy?ki b?dzie traktowany jako naruszenie przepisów i mo?e skutkowa? sankcjami. Dotrzymanie obowi?zkowego terminu mo?e by? trudne w sytuacji odrzucenia faktury przez KSeF, szczególnie w przypadku sprzeda?y stacjonarnej – klient dosta? faktur? do r?ki, wyszed? ze sklepu, a sprzedawca dopiero po jakim? czasie dowie si?, ?e KSeF odrzuci? faktur?. Dla sprzeda?y e-commerce zwykle jest mo?liwo?? kontaktu z nabywc? (email, telefon kontaktowy), ale w przypadku zakupów stacjonarnych mo?e by? dost?pny tylko kontakt za pomoc? adresu z faktury.

Koniec tokenów – obowi?zkowy certyfikat od 2026 roku

Obecny tryb autoryzacji w KSeF przy pomocy tokenów ma obowi?zywa? do ko?ca 2026 roku. Jednak je?li podatnicy chcieliby korzysta? z trybu offline24 ju? od 1 lutego 2026 r., musz? przygotowa? si? na dodatkowy wymóg – obowi?zkowe b?dzie posiadanie certyfikatu KSeF. W trybie offline24 na wizualizacji faktury konieczne jest umieszczenie kodu QR, który zawiera wyró?nik faktury (skrót kryptograficzny pliku XML zgodnego ze schem?) podpisany certyfikatem KSeF. Co wa?ne – 1 lutego 2026 r. przypada w niedziel?, a wdro?enie zmian mo?e by? wymagaj?ce organizacyjnie. Dodatkowo od 2 lutego do 15 lutego 2026, ferie zimowe b?d? obowi?zywa? w województwach: dolno?l?skim, kujawsko-pomorskim, ?ódzkim, zachodniopomorskim, ma?opolskim i opolskim.

Korekty i JPK – tylko po nadaniu numeru KSeF

Faktur? koryguj?c? mo?na wystawi? dopiero po zarejestrowaniu faktury pierwotnej/?ród?owej w KSeF. Podobnie, dokument mo?e by? uj?ty w pliku JPK dopiero po nadaniu numeru KSeF. To oznacza, ?e system sprzeda?owy powinien poczeka? na numer i dopiero wtedy przekazywa? dane dalej – np. do ksi?gowo?ci czy JPK. To mo?e stwarza? niepotrzebne dyskusje, je?li np. klient B2B dokona? w sklepie stacjonarnym zakupu na faktur? wystawion? w trybie offline24, po chwili zorientowa? si?, ?e wzi?? nie ten rozmiar/kolor/model, zechce zwróci? produkt i dosta? korekt?, a sprzedawca mu odpowie „przepraszam, ale nie mog? wystawi? korekty, bo do faktury pierwotnej KSeF nie przydzielono jeszcze numeru”. 

Wymóg Ministerstwa Finansów, aby do systemu trafi? dokument koryguj?cy dopiero po nadaniu numeru fakturze pierwotnej jest zasadny, poniewa? KSeF nie zapewnia chronologii. W innym przypadku mog?oby si? zdarzy? tak, ?e sprzedawca wys?a?by faktur?, potem korekt?, a KSeF zarejestrowa?by najpierw poprawiony dokument a potem faktur? ?ród?ow?. Nie powinno to jednak uniemo?liwia? sprzedawcy wystawienia korekty w danym momencie, lecz jedynie ogranicza? mo?liwo?? jej przes?ania do KSeF przed rejestracj? faktury ?ród?owej.

Duplikatów mia?o nie by?, ale tak szybko nas nie opuszcz? 

Je?li nabywca nie korzysta z KSeF i zgubi wizualizacj? faktury, sprzedawca musi wystawi? duplikat: je?li nie ma ona jeszcze numeru KSeF, duplikat musi zawiera? kod QR w wersji offline, a je?li ma ona ju? numer KSeF – duplikat zawiera kod QR online. Oznacza to konieczno?? ?ledzenia statusu faktury i generowania odpowiedniej wersji dokumentu.

Nowe zasady dotycz?ce kodów QR

Ka?da faktura, niezale?nie od trybu, b?dzie musia?a zawiera? kod QR – z informacjami o dacie sprzeda?y, NIP-ie sprzedawcy i unikalnym identyfikatorze lub wyró?nikiem dokumentu. W trybie offline24 faktura zawiera? b?dzie dwa kody QR:  pod jednym kodem napis „OFFLINE”, pod drugim kodem napis „CERTYFIKAT”.

Wi?ksza weryfikacja nabywców

Firmy b?d? musia?y ka?dorazowo weryfikowa? status nabywcy (czy ma polski NIP, czy ma sta?e miejsce prowadzenia dzia?alno?ci w Polsce), aby prawid?owo dobra? tryb wystawienia faktury. W praktyce nie ma prostego systemowego sposobu weryfikuj?cego dane kontrahentów, co skutkuje konieczno?ci? w?a?ciwego zorganizowania procedur sprzeda?owych.

Kiedy tryb offline mo?e pomóc?

Tryb offline24 daje firmie realn? korzy?? w przypadku obs?ugi odbiorców zagranicznych. Przyk?adowo kierowca ci??arówki przeje?d?aj?c przez Polsk? dostanie na stacji benzynowej formaln? faktur? VAT wystawion? od r?ki.   Je?li konsument poprosi o faktur? to sprzedawca ma do wyboru tryb offline24, tryb online lub wystawianie dokumentów sprzeda?y w dotychczasowy sposób, bo faktury B2C nie s? obowi?zkowe w KSeF.

Ministerstwo Finansów wysz?o naprzeciw oczekiwaniom przedsi?biorców, wprowadzaj?c wi?ksz? elastyczno?? w korzystaniu z trybu „offline24”. Jednak – jak wynika z odpowiedzi Ministerstwa na postulaty zg?aszane w trakcie konsultacji publicznych – dalsze ?agodzenie przepisów w tym zakresie nie jest ju? mo?liwe ani planowane. Mimo ?e wielokrotnie przekazywano sygna?y o potrzebach i obawach sieci handlowych zwi?zanych z wystawianiem faktur i korekt w KSeF, Ministerstwo Finansów jednoznacznie zakomunikowa?o, ?e nie przewiduje dalszych ust?pstw.

Zmiany w KSeF – cho? technicznie z?o?one – maj? realne skutki dla codziennej dzia?alno?ci firm. Tryb offline24 mo?e okaza? si? pomocny w wyj?tkowych sytuacjach, ale jego stosowanie w relacjach B2B wymaga du?ej ostro?no?ci. To dobry moment, aby przeprowadzi? wewn?trzny audyt przygotowania na nowe zasady.

Autor: Micha? Sosnowski, Business Development Director w Exorigo-Upos