Jeszcze na pocz?tku tego roku ka?da firma u?ywa?a ?rednio 5 ró?nych systemów i narz?dzi do przechowywania informacji oraz zarz?dzania nimi. A? 14% mia?o ich ponad osiem. Ostatnie tygodnie wymusi?y nag?e przyspieszenie digitalizacji w wielu sektorach, co wi?za?o si? z wdra?aniem kolejnych aplikacji i systemów, cz?sto bez odpowiedniego planu. W efekcie pojawi? si? chaos informacyjny, a nawet wzros?o ryzyko wycieku wra?liwych danych, zwi?zane z brakiem kontroli nad nimi. Na co zatem powinny uwa?a? firmy w zwi?zku z gwa?town? cyfryzacj??
Droga na skróty
Digitalizacja zapewnia firmom szans? na rozwój i redukcj? kosztów prowadzenia biznesu oraz dopasowanie si? do zmian sytuacji rynkowej. Jednak ze wzgl?du na brak wcze?niejszego zaplanowania takich inwestycji, efekt w ostatnich tygodniach okazywa? si? odwrotny do zamierzonego. Podczas nag?ego przechodzenia w tryb zdalny cz?sto brakowa?o czasu na przeszkolenie kadry, wi?c pracownicy nie poznali i nie rozumieli nowych procesów. Mnogo?? systemów i platform sprawi?a, ?e dane s? rozproszone, nie wiadomo, gdzie czego szuka?, za? wiele informacji w ogóle nie jest wykorzystywanych. Mo?e to znacznie utrudnia? lub wr?cz uniemo?liwia? wspó?prac? czy obs?ug? klientów.
– Gdy w firmie funkcjonuje wiele nowych systemów, a nie do ko?ca wiadomo jak ich u?ywa?, pracownicy mog? by? sk?onni do ich omijania i np. wysy?ania poufnych umów czy faktur prywatnymi kana?ami. Zwi?ksza to ryzyko wycieku wra?liwych informacji. Dane te, zgromadzone na prywatnych skrzynkach mailowych, s? dla cyberprzest?pców ?atwo dost?pne, poniewa? wielu pracowników nie ma odpowiedniej wiedzy dotycz?cej zagro?e? w sieci i np. korzysta z tego samego has?a na wielu platformach – wskazuje Mateusz Macierzy?ski, mened?er ds. systemów ITS w firmie Konica Minolta.
Kontrola podstaw? bezpiecze?stwa
Na zwi?kszenie ryzyka wp?ywa równie? nieuwaga i po?piech. Podczas wdra?ania cyfrowych narz?dzi pracy wiele procedur nie by?o sprawdzanych. Niektóre firmy zupe?nie nie kontroluj? kto i do jakich informacji ma dost?p, nie stosuj? dodatkowych form autoryzacji. Zdarza si? nawet, ?e do pracowników wysy?ane s? ca?e listy z has?ami czy loginami bez ?wiadomo?ci, ?e takie informacje mog? zosta? przechwycone i wykorzystane przez przest?pców. Jest to szczególnie gro?ne, gdy? w?ród najwi?kszych wyzwa? zwi?zanych z zarz?dzaniem informacjami firmy wskazuj? m.in. wykrywanie i reagowanie na incydenty zwi?zane z prywatno?ci? i bezpiecze?stwem danych (38%).
– Wiele firm dosta?o w ostatnich tygodniach brakuj?cy impuls do digitalizacji, co d?ugofalowo z pewno?ci? przyniesie wymierne korzy?ci. Na razie jednak systemy IT s? zmuszone „dogania?” biznes i gwa?townie zmieniaj?ce si? warunki rynkowe, a w po?piechu cz?sto zapomina si? o kwestiach bezpiecze?stwa. Dlatego przedsi?biorstwa powinny przede wszystkim zatrzyma? si? na chwil? i przemy?le? na nowo swoje procesy, obieg informacji oraz sposób kontrolowania dost?pu do danych. Jednym ze sposobów na usprawnienie pracy i ograniczanie ryzyka mo?e by? wdro?enie centralnego systemu zarz?dzania informacj? i dokumentami. Warto przygotowa? te? odpowiednie szkolenia dla pracowników, aby ka?dy wiedzia? jak bezpiecznie u?ywa? nowych narz?dzi. Istotn? rol? odgrywaj? równie? dostawcy us?ug. Ich zadaniem jest zapewnienie wsparcia technicznego i doradzenie w?a?ciwych rozwi?za? – radzi Mateusz Macierzy?ski.
Wed?ug badania State of the IIM Industry 2020, przeprowadzonego przez stowarzyszenie AIIM Industry Watch we wspó?pracy z Konica Minolta.
Wed?ug badania State of the IIM Industry 2020.
