Polskie firmy coraz cz??ciej oferuj? pracownikom programy szkoleniowe i wsparcie techniczne dotycz?ce w?a?ciwego korzystania z urz?dze? drukuj?cych w biurach. K?ad? równie? nacisk na kwestie zwi?zane z oszcz?dno?ciami i bezpiecze?stwem obiegu dokumentów – to wnioski z badania przeprowadzonego na zlecenie Canon Polska przez agencj? K+Research.
Optymalizacja kosztów zwi?zanych z bie??cym funkcjonowaniem biura nale?y do kluczowych decyzji biznesowych przedsi?biorstw. Na takie podej?cie niew?tpliwie du?y wp?yw mia?a pandemia, która zmieni?a nasze my?lenie o kontroli kosztów. Obecnie jednak firmy staraj? si? podchodzi? do tej kwestii racjonalnie. Z jednej strony szukaj? obszarów, w których redukcja kosztów jest konieczna, a z drugiej – chc? zachowa? odpowiedni? jako?? pracy i standardy bezpiecze?stwa.
Stosunek do optymalizacji kosztów dzia?alno?ci biur, a tak?e do tematyki bezpiecze?stwa firmowych dokumentów, przedstawia badanie zrealizowane przez K+Research na zlecenie Canon Polska. Wzi?li w nim udzia? przedstawiciele du?ych i ?rednich polskich firm: osoby odpowiedzialne za zaplecze IT i organizowanie pracy biurowej oraz dyrektorzy administracyjni. Analiza ukazuje podej?cie kadry zarz?dzaj?cej do u?ytkowania sprz?tu biurowego, drukowania i obiegu dokumentów firmowych, a tak?e do racjonalizacji wydatków z tym zwi?zanych. Wed?ug wyników badania, coraz wa?niejsze staje si? nie tylko odpowiednie wyposa?enie techniczne biur, ale równie? kalkulacje dotycz?ce op?acalno?ci drukowania dokumentów w firmie lub outsourcowania tych dzia?a?. W kontek?cie problematyki oszcz?dno?ci dodatkowo istotne jest edukowanie pracowników z zakresu u?ytkowania urz?dze?.
Firmy stawiaj? na szkolenia, co przek?ada si? na oszcz?dno?ci
Z analizy wynika, ?e w ?rednich i du?ych polskich firmach stawia si? na programy szkoleniowe lub wsparcie techniczne dla pracowników korzystaj?cych z urz?dze? drukuj?cych w biurze – a? 61% badanych potwierdza tego rodzaju pomoc. Brak wsparcia widoczny jest w 28% przedsi?biorstw, z kolei 11% zaznaczy?o, ?e nie posiada wiedzy w tym temacie.
Adekwatne szkolenia i przygotowanie pracowników do odpowiedniego u?ytkowania sprz?tów biurowych wydaje si? kluczowe w obliczu poszukiwania oszcz?dno?ci. Wsparcie techniczne ma du?e znaczenie ze wzgl?du na cz?ste wyst?powanie wysokich kosztów serwisowania zepsutych urz?dze? i ponoszenie wydatków zwi?zanych z brakiem dost?pno?ci maszyn.
Odpowiednia edukacja personelu przek?ada si? równie? na zwi?kszenie jako?ci uzyskiwanych materia?ów, skrócenie czasu realizacji i obni?enie kosztów zasobów – a wi?c mamy tu kolejne oszcz?dno?ci – komentuje Dariusz Szwed, ekspert od urz?dze? biurowych, zagadnie? bezpiecze?stwa i cyfryzacji w Canon Polska. „Optymalnym rozwi?zaniem jest sytuacja, w której zarówno us?ugi szkoleniowe, jak i doradcze ?wiadczy dostawca urz?dze? we wspó?pracy z kadr? zarz?dzaj?c? danej firmy. Wtedy wdro?enie pracowników przebiega najszybciej, pozwala na zwi?kszenie wydajno?ci i produktywno?ci – dodaje ekspert.
Druk na potrzeby w?asne (in-house) zwi?ksza poziom bezpiecze?stwa danych
Kolejn? kwesti?, która ma znaczenie w przypadku poszukiwania oszcz?dno?ci jest decyzja o drukowaniu materia?ów wewn?trznie lub outsourcowaniu tego procesu. Ponad po?owa firm uczestnicz?cych w badaniu Canon Polska i K+Research (51% ca?ej próby) drukuje dokumenty wy??cznie we w?asnym zakresie (odpowiednio 50% ?rednich firm i 55% du?ych). Decyzja o druku na potrzeby w?asne (in-house) korzystnie wp?ywa na ochron? materia?ów, w szczególno?ci plików zawieraj?cych wra?liwe dane. W tym przypadku sprawdzaj? si? rozwi?zania, które zabezpiecz? ca?y cykl ?ycia dokumentów – zarówno ich papierowych, jak i cyfrowych wersji. Odpowiedzi? na powy?sze wyzwania b?d? wi?c urz?dzenia projektowane z my?l? o sytuacjach, w których obs?uga dokumentów musi by? szybka, prosta, w pe?ni zabezpieczona na poziomie sprz?towym, sieciowym i dost?pu u?ytkownika (wieloetapowe uwierzytelnienie). Taki system zabezpiecze? zapewniaj? rozwi?zania z portfolio Canon: linia urz?dze? imageRUNNER ADVANCE DX, zapewniaj?ca profesjonalne wydruki przy zachowaniu najwy?szych standardów bezpiecze?stwa. Jak podkre?la Dariusz Szwed jedn? z najwi?kszych zalet nowoczesnych systemów jest ich wysoka konfiguralno??, dzi?ki czemu rozwi?zania mo?na dostosowa? do konkretnych potrzeb danej firmy.
Warto te? doda?, ?e dodatkowym atutem drukowania wewn?trz organizacji jest bezpiecze?stwo dostaw – w tym przypadku nie trzeba si? martwi? si? o ?a?cuch dostaw i zachowanie jego ci?g?o?ci.
Outsourcing wymaga jednak szczególnej uwagi
28% respondentów deklaruje, ?e w firmie cz??ciowo korzystaj? z zewn?trznych dostawców us?ug poligraficznych (wynik niezale?ny od wielko?ci firmy), a 21% firm zleca te dzia?ania ca?kowicie. Wed?ug badanych, którzy wybieraj? outsourcing, drukowanie u zewn?trznych dostawców jest ta?sze i wygodniejsze (54%). 21% zleca wi?kszo?? us?ug biurowych, a 13% nie jest wystarczaj?co wyposa?ona technicznie, aby realizowa? zadania tego typu na miejscu. Warto jednak sprawdza?, czy systemy oferowane przez dostawców urz?dze? oferuj? funkcje zabezpieczaj?ce dokumenty, takie jak uwierzytelnianie u?ytkowników czy zabezpieczanie danych w sieci z wykorzystaniem odpowiednich protoko?ów oraz funkcji filtrowania portów.
Analiza badania wskazuje na bardzo istotny, globalny trend. Przenoszenie procesów drukowania do wewn?trz organizacji nie wynika wy??cznie z poszukiwania oszcz?dno?ci. Decyzje takie s? efektem przyk?adania coraz wi?kszej wagi do kwestii bezpiecze?stwa informacji i – co równie wa?ne, dbania o komfort pracy personelu. Równie? model hybrydowy spowodowa?, ?e kwestie bezpiecze?stwa danych sta?y si? bardziej pal?ce, wi?c wybory firm, by inwestowa? w drukowanie na potrzeby w?asne (in-house) wydaj? si? ca?kowicie racjonalne nie tylko z ekonomicznego punktu widzenia – komentuje Przemys?aw Huk, research manager w K+Research by Insight Lab.
Druk in-house zwi?ksza poczucie komfortu
Drukowanie materia?ów na potrzeby w?asne (in-house) zapewnia równie? elastyczno?? zwi?zan? z dokonywaniem bie??cych zmian w projektach, personalizacj? dokumentów zgodnie z potrzebami, czy te? drukowaniem mniejszych partii. Inwestycja we w?asny sprz?t mo?e wydawa? si? wy?szym kosztem na start, ale w d?u?szej perspektywie okazuje si? rozwi?zaniem zdecydowanie bardziej ekonomicznym – szczególnie, je?li drukowane s? wi?ksze ilo?ci dokumentów i co bardzo istotne – bardziej komfortowym dla personelu.
Z przytoczonych bada? wynika, ?e polskie firmy dostrzegaj? konieczno?? odpowiedniego edukowania pracowników w kwestii eksploatowania urz?dze? biurowych oraz bezpiecze?stwa obiegu dokumentów. S? to zagadnienia, które pozwalaj? na wiele realnych oszcz?dno?ci – przede wszystkim czasu i ?rodków finansowych, a tak?e wykorzystywanych zasobów.
Badanie agencji badawczej K+Research by Insight Lab przeprowadzone na zlecenie Canon Polska w okresie 10.11 – 01.12.2023 na próbie 200 przedstawicieli polskich firm metod? CATI.
