RPA jako narz?dzie poprawy efektywno?ci Home Office

Nieuchronny spadek przychodów zwi?zany z pandemi? koronawirusa spowoduje konieczno?? optymalizacji kosztowych, co dodatkowo zwi?kszy zainteresowanie robotyzacj? jako stosunkowo prostym narz?dziem poprawy efektywno?ci. A oszcz?dno?ci zwi?zane z robotyzacj? mog? by? du?e. Wed?ug ró?nych bada? poprawa efektywno?ci mo?e si?ga? od 30% (Deloitte „The robots are ready. Are you?, 2017) do nawet 90% (Forrester Group). Jest to niebagatelny uzysk bior?c równie? pod uwag? poziom retencji czy te? rynkow? trudno?? w zast?powaniu kadr ?wiadcz?cych powtarzalne czynno?ci biurowe.

Praca zdalna w wielu firmach stanie si? katalizatorem jeszcze wi?kszej ich digitalizacji rozumianej jako wprowadzenie do pami?ci komputera drukowanych materia?ów metod? skanowania. Ucyfrowienie dokumentów (faktur, formularzy, poda?, decyzji, pism urz?dowych) b?dzie niezb?dne z uwagi na konieczno?? ich dost?pno?ci dla wielu telepracowników oraz ich dalszego e-obiegu. Post?p w digitalizacji, b?d?cej podstaw? procesu odczytu danych przez roboty, spowoduje zdecydowany wzrost potencja?u robotyzacji.

Telepraca nak?ada równie? dodatkowe wymogi zapewnienia zgodno?ci prowadzonych dzia?a?, z obowi?zuj?cymi uwarunkowaniami prawnymi. Praca z domu wi??e si? z dodatkowymi ryzykami w zakresie zapewnienia bezpiecze?stwa danych. Robotyzacja dzia?a?, poprzez ograniczenie dost?pów do informacji (osobowych, wra?liwych) podnosi poziom bezpiecze?stwa procesów.

Korzy?ci z robotyzacji pracy zdalnej

Automatyzacja prostych i czasoch?onnych czynno?ci pozwala odci??y? pracownika od wykonywania ?mudnych zada? i sprawi?, i? skoncentruje si? on na obs?udze wyj?tków, kontroli systemu lub usprawnieniach procesu. Tym samym robotyzacja poprawia wska?niki b??du i podnosi efektywno?? procesu. Pozwala tak?e integrowa? wiele dzia?a? i narz?dzi w jeden proces pozwalaj?cy na przesy?anie informacji bez konieczno?ci ich r?cznego wprowadzania. Do innych korzy?ci zaliczy? mo?na:

• mo?liwo?? integracji wielu funkcjonuj?cych w firmie systemów (ksi?gowy, HR, sprzeda?owy) w jeden czytelny i ustrukturyzowany proces, mo?liwy do dalszej optymalizacji w duchu filozofii Lean i continuous improvement,
• korzystanie z danych rozproszonych w wielu narz?dziach i aplikacjach (CRM, skrzynka pocztowa, ERP, portal HR), bez konieczno?ci r?cznego ich przenoszenia czy przepisywania, co by?oby szczególnie utrudnione pracuj?c w domu i nie maj?c dost?pu do papierowych zasób firmy,
• scentralizowanie danych – mo?liwo?? pobrania informacji z wielu ?róde? (lokalizacji) i ich skatalogowanie w jednym miejscu z dost?pem z wielu lokalizacji (równie? z domu) i wielu urz?dze? (w tym mobilnych),
• wygod? w zakresie zdalnego zarz?dzania dost?pami (równie? z domu), jak równie? mo?liwo?? w??czania nowych u?ytkowników oraz nadawania im ró?nych uprawnie? (owner/admin/user), robot pracuje 24/7 i mo?e wykonywa? swoje obowi?zki zupe?nie zdalnie,
• uporz?dkowanie przebiegu procesów poprzez ich opis i zmapowanie (workflow), pozwalaj?ce na ich szczegó?owe zaplanowanie, uproszczenie i popraw? efektywno?ci chocia?by poprzez eliminacj? „szarej strefy” procesów,
• redukcj? papierowych dokumentów i cyfryzacj? danych u?atwiaj?c? dost?p do nich z domu oraz ?atwo?? ich transmisji w relacji siedziba firmy – home office,
• zmniejszenie formalno?ci – uproszczenie procesów, digitalizacja formularzy i wniosków, u?atwiaj?ce ich procesowanie z domu,
• popraw? tempa reakcji na zmiany (prawa, oczekiwa?, procesu) poprzez mo?liwo?? natychmiastowego przeprogramowania robota w zale?no?ci od nowych uwarunkowa? (np. konieczno?? wygenerowania nowego raportu) bez konieczno?ci inwestycji w nowe systemy IT,
• efektywn? komunikacj?, bez wchodzenia z domu mo?na generowa? wymagane dane z wielu systemów jednocze?nie i automatycznie dystrybuowa? je zgodnie z potrzebami,
• wzrost wydajno?ci – robotyzacja przebiegu zada? skraca czas ich realizacji, jednocze?nie wyd?u?a mo?liwo?ci czasu pracy nad procesem – robot mo?e pracowa? przez 24 godziny, je?li nie przy tym to przy innych procesach,
• wzrost produktywno?ci pracowników wynikaj?cy z odej?cia od realizacji mechanicznych czynno?ci na rzecz zada? bardziej twórczych (nowe produkty, nowe rozwi?zania). Zgodnie z dost?pnymi badaniami, zdecydowana wi?kszo?? pracowników deklaruje, i? z domu pracuje bardziej kreatywnie.

Jedn? z kluczowych korzy?ci robotyzacji jest zmniejszenie kosztów procesu, które w zale?no?ci od bada? i konkretnych przypadków waha si? pomi?dzy 30% a 90%.  Wiele analiz powdro?eniowych RPA wskazuje, i? nawet najprostsze algorytmy przewy?szaj? ludzi w realizacji tych samych, powtarzalnych zada? („The Robots are waiting” Deloitte 2017; „The commissioned study…” Forrester Group 2017;  badania BSvF). Technologia RPA jest w chwili obecnej najta?sz? (koszt jednej licencji mo?e nie przekracza? 1200 $) i najprostsz? do wdro?enia metod? automatyzacji pozwalaj?c? na podniesienie efektywno?ci procesu w przypadku czasoch?onnych (robot mo?e pracowa? 24/7), powtarzalnych i przetwarzaj?cych du?? ilo?? danych dzia?a?.

Potencja? robotyzacji

Robotyzacja umo?liwia automatyzacj? dzia?a? w wi?kszo?ci obszarów dzia?ania firmy. Jej wdro?enie jest mo?liwe wsz?dzie tam, gdzie mamy do czynienia ze schematycznym procesem. Nadaj? si? do tego chocia?by dzia?ania ksi?gowe, kadrowe, sprzeda?owe, marketingowe, finansowe, kontrolne, e-commerce, logistyczne oraz wszystkie te, w których korzysta si? z danych i nie jest konieczne podejmowanie niestandardowych decyzji.

Z bada? przeprowadzonych w III kwartale 2019 r. wynika, i? w wi?kszo?ci du?ych firm dzia?aj?cych w Polsce istniej? ju? zespo?y zajmuj?ce si? robotyzacj? procesów, a u liderów ?rednia liczba funkcjonuj?cych robotów oscyluje mi?dzy 20 a 50 . Dane te wskazuj? na du?e zainteresowanie t? problematyk?, które powinno jeszcze wzrosn?? w kontek?cie upowszechniania pracy zdalnej.

Mo?e si? okaza?, i? dotychczas stosunkowo ma?o popularne platformy pracy na ??danie (pozwalaj?ce na podj?cie wspó?pracy na krótki czas, przy konkretnym projekcie) w najbli?szym czasie mog? sta? si? bardziej powszechne. Aby móc z nich skorzysta? konieczne b?dzie zrobotyzowanie cz??ci procesów, tak aby tworzy?y one przyjazne ?rodowisko zdalnej pracy twórczej.

Roboty programowe w ramach telepracy pozwol? nie tylko odci??y? pracowników od monotonnych zada?, ale umo?liwi? integracj? wielu aplikacji wype?niaj?c luki mi?dzy nimi, wyeliminuj? papierowe wersje dokumentów, jak równie? znacz?co ogranicz? konieczno?? ich fizycznego obiegu. Robotyzacja pozwala ponadto na tworzenie innowacyjnej kultury organizacyjnej poprzez digitalizacj? danych, wykorzystywanie metodologii optymalizacji procesów, zarz?dzanie wiedz? z zakresu nowoczesnej technologii, jak równie? rozwój przysz?o?ciowych kompetencji. Stanowi? to b?dzie istotny element przewagi konkurencyjnej w coraz szybciej technologicznie rozwijaj?cym si? ?wiecie.