W ostatnich latach na rynku licencji na oprogramowanie zasz?y istotne zmiany. Silnie zarysowa? si? trend zmierzaj?cy do uproszczenia zasad licencjonowania i odej?cia od sprzeda?y programów w modelu pude?kowym, szczególnie w odniesieniu do systemów dla u?ytkowników biznesowych. Odchodzi si? tak?e od licencjonowania wieczystego (perpetual) na rzecz czasowych subskrypcji oraz modelu Software-as-a-Service (SaaS). Dzi?ki temu klienci ko?cowi du?o ?atwiej mog? centralizowa? zarz?dzanie licencjami, co daje wi?ksze mo?liwo?ci monitorowania liczby u?ywanych licencji oraz planowania przysz?ych potrzeb. Model subskrypcyjny, a w szczególno?ci SaaS pozwala tak?e na automatyczne aktualizowanie oprogramowania, oczywi?cie po zatwierdzeniu zmian przez organizacj?. Daje to niebagatelne oszcz?dno?ci w zakresie czasu niezb?dnego na zarz?dzanie licencjami i oprogramowaniem.
Zmiany w modelach licencjonowania
W du?ej liczby grupach produktowych licencjonowanie sta?o si? prostsze, a przez to ?atwiejsze do zrozumienia i zaplanowania wydatków na software. W grupie systemów operacyjnych zarówno Microsoft, jak i Apple wprowadzili proste licencjonowanie na urz?dzenie lub na u?ytkownika. Z kolei serwisy chmurowe przechodz? na model pay-as-you-go, czyli p?atno?ci za realnie u?yte zasoby. Daje to wi?ksz? przejrzysto?? w sferze planowania i rozliczania kosztów IT.
Du?o wolniej zachodz? zmiany w licencjonowaniu pakietów biurowych, systemu do projektowania i pracy grupowej. przez ca?y czas funkcjonuj? rozliczne opcje i kombinacje licencji w zale?no?ci od producenta, wersji systemu czy innych warunków umowy EULA. Podobnie, pod warunkiem ?e nie gorzej, wygl?da sytuacja z licencjami na systemy ERP, CRM, systemy bazodanowe, czy technologie wirtualizacji. Modele licencjonowania s? z?o?one, a komplikacje polegaj? zwykle na tym, i? nale?y uwzgl?dni? wiele metryk takich jak na przyk?ad: modu?owo??, plug-in’y, role u?ytkowników, rdzenie procesorów, CPU, wersje itd. Wszystko to ci?gle stanowi du?e wyzwanie dla organizacji, a zarz?dzaj?cy licencjami nie mog? si? obej?? bez pomocy systemów klasy Software Asset Management (SAM).
Obraz rynku dope?niaj? systemy open-source w ró?nych modelach licencjonowania: GNU, GPL, Apache. Praca z takimi systemami wymaga rozumienia niuansów i subtelnych ró?nic, które maj? znaczenie w prawnym postrzeganiu zapisów umów licencyjnych.
Na sposób licencjonowania ma tak?e wp?yw rodzaj ko?cowego u?ytkownika. Na rynku konsumenckim oraz dla mikroprzedsi?biorstw du?o wygodniejsze jest tradycyjne licencjonowanie wieczyste lub pude?kowe. P?aci si? raz, a system wykorzystuje tak d?ugo, jak jest potrzebny. Niestety pojawia si? wtedy d?ug technologiczny, bo ma?o kto chce regularnie dop?aca? za nowsze wersje, ?atki i uzupe?nienia funkcjonalno?ci. Obni?a to poziom bezpiecze?stwa danych i nara?a u?ytkowników na ataki np. ransomware. W takim modelu licencjonowania spotyka si? jeszcze starsze systemy operacyjne, pakiety biurowe, programy graficzne, edukacyjne, czy antywirusowe.
Cyberzagro?enia i piractwo
Zmiany w sposobie licencjonowania systemu i przej?cie do modelu subskrypcyjnego i us?ug chmurowych w znaczny sposób ograniczy?y, utrudni?y lub w praktyce wyeliminowa?y zjawisko piractwa komputerowego. Dzi?ki mechanizmom udost?pniania i monitorowania niemo?liwe sta?o si? korzystanie z systemu bez odpowiedniej autoryzacji. Eliminacji piractwa sprzyja tak?e zmiana postaw u?ytkowników i brak spo?ecznego przyzwolenia. Jest to efekt wieloletnich wysi?ków producentów systemu zmierzaj?cych do u?wiadomienia u?ytkownikom znaczenia w?asno?ci intelektualnej. Po prostu u?ytkowania pirackich wersji systemu jest passé. Nie bez znaczenia okaza?a si? tak?e ?wiadomo?? licznych cyberzagro?e?, na które s? szczególnie nara?one wersje pirackie, bez wsparcia producentów, z licznymi lukami w zabezpieczeniach. Ryzyko i potencjalne straty okazuj? si? niewspó?miernie wysokie w stosunku do ceny licencji, która w tym przypadku jest cen? spokojnego snu.
Systemy SAM – Software Asset Management
Pojawienie si? i wzrost popularno?ci modelu licencjonowania Software-as-a-Service upro?ci?o w niejednej organizacji prowadzenie polityk licencyjnych. Jednak nie spowodowa?o to spadku zainteresowania narz?dziami klasy SAM. Powodów jest kilka:
- Coraz wi?cej organizacji korzysta z hybrydowych ?rodowisk chmurowych i u?ywa du?ej liczby modeli licencjonowania jednocze?nie: SaaS, on-premise, czy innych. Systemy SAM pomagaj? zarz?dza? i optymalizowa? liczb? i koszty licencji w ró?nych ?rodowiskach, wprowadzaj?c ca?o?ciowy obraz ?rodowiska pod k?tem zasobów programowych, ich u?ycia i zgodno?ci licencyjnej.
- Narz?dzia SAM to co? wi?cej ni? polityka licencyjna – poprzez wgl?d w faktyczne u?ycie aplikacji i mo?liwo?? zidentyfikowania rzadko u?ywanych licencji mo?na wypracowa? metody optymalizacji kosztów.
- System SAM pozwala radzi? sobie z bardziej skomplikowanymi modelami licencjonowania ni? SaaS, szczególnie pod warunkiem ?e organizacja u?ywa du?ej liczby aplikacji i specjalistycznych systemów z rozbudowanymi umowami licencyjnymi, zapewniaj?c zachowanie zgodno?ci i optymalizacj? kosztów ich zakupu.
- Bazy danych systemów SAM przechowuj? w jednym miejscu wszelkie informacje zwi?zane z umowami, terminami odnowie?, ogólnymi warunkami licencyjnymi i szczególnymi przypadkami, co pozwala dobrze zarz?dza? procesami zwi?zanymi z oprogramowaniem i jego licencjonowaniem.
Posiadanie rozwi?za? klasy Software Asset Management i korzystanie z modelu SaaS sugerowa?oby, i? zmniejszy si? zapotrzebowanie na regularne prowadzenia audytów. Z regu?y wraz z zakupem aplikacji w modelu SaaS u?ytkownik otrzymuje panel administracyjny pozwalaj?cy na bie??ce monitorowanie dost?pów i u?ycia systemu, przez co ogranicza si? lub wprost eliminuje wszelkie sygna?y o mo?liwych niezgodno?ciach, bo cho?by w prostszych modelach licencyjnych po prostu nie ma mo?liwo?ci do??czenia kolejnych u?ytkowników, modu?ów itp. Producent ma przecie? ci?g?y wgl?d w u?ycie systemu w modelu SaaS i widzi na bie??co wszelkie niezgodno?ci.
W rzeczywisto?ci taki stan rzeczy nie pozosta?o powszechny. du?ej liczby dostawców oprogramowania, niezale?nie od modelu licencjonowania, przez ca?y czas traktuje audyt jako g?ówne narz?dzie kontroli zgodno?ci licencyjnej pozwalaj?ce na sprawdzenie takich aspektów, jak terminowo?? odnowie?, zgodno?ci z regulacjami lub specyficznymi warunkami udzielenia licencji. Audyt ma szczególne znaczenie w du?ych organizacjach korzystaj?cych z rozwi?za? hybrydowych, modeli SaaS, on-premise i innych, gdzie pozwala on na weryfikacj? warunków licencyjnych w ca?ej strukturze firmy.
Najnowsze trendy w rozwoju SAM
Zmiany w zasadach licencjonowania znalaz?y swoje odbicie w funkcjonalno?ci systemów SAM. Wida? w nich post?puj?c? integracj? z systemami wy?szego poziomu typu ITAM (IT Asset Management) oraz ITSM (IT Service Management). Coraz trudniej rozdzieli? te systemy z uwagi na wspólne mechanizmy i najwa?niejsze silniki procesowe oraz korzystanie z jednej centralnej bazy danych o zasobach w organizacji. Po?rednio potwierdza to Gartner, który zrezygnowa? z regularnego tworzenia rankingu producentów rozwi?za? SAM na rzecz materia?ów o wiod?cych narz?dziach i kluczowych funkcjonalno?ciach, daj?c w ten sposób pewne rekomendacje organizacjom, które chc? inwestowa? w tego typu systemy. W jego raportach wida?, i? zainteresowanie zarz?dzaniem zasobami, a w szczególno?ci oprogramowaniem wykazuje sta?? i trwa?? tendencj? rosn?c?.
Nie inaczej jest na polskim rynku. Bazuj?c na rozmowach i ocenach klientów firmy Advatech mo?na wysnu? wnioski na temat najwa?niejszych korzy?ci, których oczekuj? organizacje inwestuj?ce w narz?dzia i technologie Software Asset Management:
- Umo?liwienie optymalizacji kosztów poprzez dostarczenie gruntownej wiedzy o ?rodowisku IT, identyfikowanie nieu?ywanego lub niepotrzebnego oprogramowania, wykrywanie duplikatów licencyjnych oraz tam, gdzie to mo?liwe – konsolidowanie licencji. Ogólnie mówi?c, dla rozmówców najwa?niejsze jest zabezpieczenie si? przed wydawaniem na oprogramowanie kwot wi?kszych ni? absolutnie niezb?dne.
- Zapewnienie zgodno?ci i unikanie ryzyka, w tym równie? mo?liwo?? przygotowania si? do audytów producentów.
- Optymalizacja alokacji licencji tak, aby zmaksymalizowa? ich warto?? dla organizacji.
- Pomoc w podejmowaniu decyzji zakupowych dzi?ki identyfikowaniu trendów u?ycia oprogramowania, co pozwala wcze?niej zaplanowa? zwi?kszenie lub redukcj? inwestycji w pewne kategorie aplikacji.
- Poprawa bezpiecze?stwa danych i infrastruktury IT poprzez identyfikowanie systemu nieaktualnego, bez zainstalowanych bie??cych ?atek bezpiecze?stwa. Pomaga to w redukowaniu ryzyka w?amania za po?rednictwem starych i powszechnie znanych luk w nieaktualizowanych systemach i aplikacjach.
- Lepsza widoczno?? ?rodowiska IT, w tym przydzielania licencji oraz monitorowania ich u?ycia.
Systemy SAM – inwestycja w bezpiecze?stwo i efektywno??
Rozwi?zania klasy SAM wdra?aj? i u?ytkuj? firmy ró?nej wielko?ci, bez wzgl?du na bran??. W ?lad za du?ymi inwestycjami w technologie IT id? wydatki na wdro?enie systemów do zarz?dzania licencjami i ogólniej – zasobami oraz us?ugami IT, bo pozwalaj? one na ograniczenie kosztów zakupu i u?ytkowania oprogramowania. Prawdopodobie?stwo uzyskania szybkiego zwrotu z inwestycji w systemy SAM/ITSM/ITAM jest najwi?ksze w przypadku organizacji:
- Du?ych, maj?cych bardzo rozbudowan? baz? u?ytkowanego oprogramowania, cz?sto ze skomplikowanym licencjonowaniem, gdzie licencje s? przydzielone ró?nym dzia?om, tak?e rozproszonym terytorialnie. Systemy SAM mog? pomóc w szybkim zoptymalizowaniu kosztów, zapewnieniu zgodno?? i opanowaniu licznych uregulowa? licencyjnych.
- Dzia?aj?cych na rynkach regulowanych takich, jak finanse i bankowo??, s?u?ba zdrowia, czy w sektorze publicznym, gdzie zwykle spotyka si? zwykle wy?sze wymagania w zakresie zgodno?ci. Dzi?ki SAM mo?na sprawnie i prosto utrzyma? zgodno??, a co za tym idzie, zredukowa? ryzyko finansowe i prawne.
- Prowadz?cych fuzje i przej?cia, które staj? przed konieczno?ci? szybkiego zintegrowania i optymalizacji ró?nych systemów biznesowych. SAM pomaga to wszystko skonsolidowa?, zoptymalizowa? i unikn?? ryzyka niezgodno?ci na poziomie zapisów licencyjnych.
- Po audytach producentów oprogramowania, najcz??ciej w sytuacji, gdy wykryto jakie? niezgodno?ci. Wtedy zachodzi konieczno?? inwestowania w rozwi?zania SAM, które przed kolejnym audytem dostarcz? dok?adnych informacji o ?rodowisku oprogramowania. W takich przypadkach, cho?by pod warunkiem ?e zostan? wykryte jakie? niezgodno?ci, zawsze jest mo?liwo?? negocjowania ewentualnych kar.
Samo posiadanie rozwi?za? klasy SAM nie wystarczy do efektywnego zarz?dzania posiadanymi zasobami i us?ugami IT. System SAM mo?e zebra? dane, wygenerowa? raporty i analizy, ale sam nie podejmie decyzji o nowych zakupach, utylizacji licencji, ich wycofaniu czy odnowieniu. Do tego potrzebny jest przez ca?y czas cz?owiek zarz?dzaj?cy tymi procesami. W praktyce spotyka si? dwa rozwi?zania: albo delegowanie funkcji zarz?dczych na zewn?trz organizacji, albo wybór specjalisty wewn?trz organizacji, który b?dzie pe?ni? funkcj? Software Asset Managera dbaj?cego o sprawne prowadzenie procesów zarz?dzania oprogramowaniem. Im wi?ksza i bardziej skomplikowana organizacyjnie firma, tym wi?kszy sens tworzenia takiego stanowiska. Pierwsze rozwi?zanie napotyka zwykle powa?n? barier? niewiedzy o du?ej liczby procesach w organizacji wp?ywaj?cych na taki, czy inny dobór oprogramowania. Software Asset Manager nie musi by? specjalist? od licencjonowania wszystkich posiadanych zasobów, bo cz?sto wystarczaj? konsultacje z odpowiednimi ekspertami. Posi?kuj?c si? takimi zewn?trznymi i profesjonalnymi konsultantami mo?na efektywnie prowadzi? ci?g?? optymalizacj? kosztów zwi?zanych z oprogramowaniem.
Do efektywnego zarz?dzania zasobami softwarowymi (Software Asset Management) Advatech rekomenduje produkty swojego partnera Snow Software.
