Wideokonferencje, które były popularne jeszcze przed izolacją, obecnie zastąpiły spotkania offline w niemal pełnym zakresie. Nie jesteśmy wyjątkiem – w ciągu ostatnich 3 miesięcy przeprowadziliśmy w DataArt ponad 50 wydarzeń online. Były dostępne nie tylko dla naszych pracowników, ale również dla zainteresowanych z zewnątrz. Ponad 90 procent z nich zaznaczyło, że wzięłoby udział w wydarzeniu tego typu ponownie i poleciłoby je swoim znajomym. Nasze doświadczenie może nie wydawać się unikalne, ale chciałabym podzielić się trudnościami, jakie napotkaliśmy w przeprowadzeniu webinarów i tym, jak im zaradzić. Mam nadzieję, że pomoże to komuś innemu uniknąć podobnych błędów.
Patrząc na serwisy dla specjalistów IT, takie jak na przykład Crossweb, okazuje się, że każdego dnia możemy uczestniczyć w 30 różnych eventach. Łatwo to wyjaśnić – w dużej mierze jesteśmy skazani na siedzenie w domu. Oczywiście, za jakiś czas się to zmieni. Kiedy zagrożenie pandemią istotnie spadnie, spragnieni networkingu specjaliści ruszą na tradycyjne konferencje. Czy jednak moda na webinary się skończy? Moim zdaniem nie, a webinary zostaną z nami już na dłużej. Bo są wygodne, tańsze, a co najważniejsze – już stały się częścią codzienności dla większości z nas.
Co się zmieniło i w jakim kierunku zmierzamy?
Większość specjalistów dostosowała się do przejścia na formaty online. Wiele osób znalazło wygodne rozwiązania i regularnie łączy się ze światem, by omówić interesujący ich temat. Niektórzy są w tym świetni, inni trochę mniej. Problem w tym, że nawet jeśli kilka miesięcy temu odbiorcy byli w stanie wybaczać drobne techniczne wpadki, obecnie ich tolerancja na tego typu problemy spada. Komentarze nie są już w stu procentach pozytywne, a ukryta złość realizuje się w formie nieprzychylnych wypowiedzi. Ludzie nie są już zafascynowani faktem, że formaty wydarzeń wciąż się zmieniają, są raczej są zmęczeni niekończącym się ciągiem streamów.
Jeszcze kilka miesięcy temu mogliśmy się zastanawiać, który z formatów: online czy offline, będzie bardziej popularny, kiedy koronawirus przestanie stanowić zagrożenie. Wszystko wskazuje jednak na to, że od jesieni zaczniemy przymierzać się do formatów hybrydowych, w których uczestnik będzie mógł wybrać, czy weźmie udział online, czy faktycznie pojawi się na miejscu. To najlepsza odpowiedź na rosnące oczekiwania użytkowników, którzy tylko ze względu na format, będą decydowali o wzięciu udziału lub rezygnacji z wydarzenia.
Sukces każdego wydarzenia online determinują trzy czynniki:
· koncepcja i treść,
· przygotowanie prelegenta i jakość streamingu,
· user experience przed, w trakcie i po evencie.
Co możemy zrobić dziś? Pomóc prelegentom poczuć się komfortowo w formatach online i przygotować ich na różne scenariusze.
Jak pomóc prelegentom?
Po masowym przejściu do świata online zauważyliśmy, że nie wszyscy prelegenci czują się komfortowo bez kontaktu z publicznością. Okazało się, że żywa reakcja odbiorcy jest dla nich bardzo istotna, nawet jeśli nie zdawali sobie wcześniej z tego sprawy, a jej brak przełożył się na spadek jakości wielu prezentacji.
Co więcej, zdaliśmy sobie sprawę, że proces przygotowania powinien być podzielony na dwa etapy: przygotowanie prelegenta bądź prelegentki i weryfikacja technicznej gotowości do transmisji. Prelegenci są odpowiedzialni za treść i prezentację. Kiedy oni pracują nad merytoryką, rolą firmy jest objęcie ich opieką w pozostałych kwestiach. Zacznijmy więc od przetestowania wszystkich technicznych niuansów: połączenia internetowego, dźwięku, światła, przejścia slajdów. Z naszego doświadczenia wynika, że większość prelegentów mierzy się właściwie z tymi samymi problemami. Dlatego stworzyliśmy dla naszych specjalistów przewodnik, który pozwala im opanować wszystkie etapy przygotowania i przeprowadzenia prezentacji online.
Przed każdym webinarem wysyłamy prelegentowi lub prelegentce dokument wyjaśniający, jak sprawdzić prędkość połączenia, co zrobić, kiedy zostanie przerwane, jak ustalić kadr i co nie powinno się w nim znaleźć, jak umieścić laptop na odpowiedniej wysokości i dlaczego tak istotne jest trzymanie się zasady: jeden slajd – jedna myśl. Oto najważniejsze punkty dokumentu:
· Co obejmuje przygotowanie techniczne
· Jak przygotować prezentację i wypracować odpowiednią gestykulację w nowym formacie
· Jak poradzić sobie z niepokojem i stresem
· Czy i jak ćwiczyć prezentację
· Co sprawdzić przed webinarem
· Co się dzieje podczas webinaru i jak go zakończyć
· Jakie elementy interaktywne mogą być ujęte w prezentacji
Trening techniczny
1. Internet. Sprawdź prędkość połączenia (np. tutaj). Każda prędkość powyżej 40 mb/s (upload i download) to prędkość wystarczająca. Przygotuj zapasową opcję połączenia na wszelki wypadek, na przykład za pomocą sieci mobilnej. Połączenie z internetem przez kabel jest bardziej stabilne niż przez sieć bezprzewodową. Podczas streamingu nie powinno być żadnych dodatkowych obciążeń. Jeśli transmisja została zakłócona w rezultacie spadku prędkości nie panikuj – napisz o tym na czacie alarmowym (prelegenci powinni mieć dostęp do takiego czatu w razie konieczności uzyskania wsparcia technicznego).
2. Dźwięk. Rekomenduję użycie słuchawek z mikrofonem albo oddzielnego mikrofonu, ale w tym przypadku nie istnieją stałe zasady. Nasze doświadczenie pokazało, że warto za każdym razem przetestować, która opcja jest najlepsza. Czasami mikrofon w laptopie jest lepszy niż ten wbudowany w słuchawki.
3. Kadr. Kamera powinna znajdować się na poziomie wzroku. Tło powinno być dokładnie sprawdzone, najlepiej sprawdzi się jednolita ściana. Ważne, by dobrać odpowiednie oświetlenie, jeśli webinar odbywa się wieczorem. Kiedy na zewnątrz się ściemnia, zawsze warto sięgnąć po sztuczne światło. Okno za plecami to zawsze zły pomysł.
Podczas testów technicznych ustalcie prawidłową odległość prelegenta lub prelegentki od kamery. Ważne, by twarz w kadrze nie była ucięta i nie była zbyt mała. Prowadzący webinar w żadnym wypadku nie powinien stukać w laptop, przesuwać go lub szarpać. Najlepiej go nie dotykać. Oglądający poradzą sobie nie widząc tego, kto mówi, ale bez dźwięku webinar nie ma sensu.
Przygotowanie prezentacji i praca nad gestykulacją
1. Publiczność. Ludzie szybko się męczą. Są w stanie skoncentrować się średnio przez nie dłużej niż 45 minut plus sesja pytań i odpowiedzi. Bez minimalnej interakcji, oglądający rozpraszają się i przestają słuchać. Jasno zdefiniowane bloki tematyczne i interaktywne elementy pomiędzy nimi zmniejszają ryzyko porażki. Jeśli prelegentowi lub prelegentce nie uda się przyciągnąć uwagi publiczności w ciągu pierwszych 5 minut webinaru, ludzie po prostu zamkną streaming.
2. Prezentacja. Nic tu się nie zmienia: jeden slajd = jedna myśl. Około jedna czwarta publiczności ogląda webinary na urządzeniach mobilnych, więc font powinien być odrobinę większy niż zwykle. Co więcej, tekst powinien kontrastować z tłem i nie być zbyt jaskrawy – to naprawdę irytujące.
3. Gestykulacja. Podczas webinaru chodzenie jest niewygodne, a sama gestykulacja powinna brać pod uwagę szerokość kadru i pozycję mikrofonu. Głównym narzędziem jest głos.
4. Ubranie. Zdrowy rozsądek jest najlepszym stylistą. Lepiej się nie brać za prowadzenie webinaru w domowych ciuchach. Małe wzorki i drobne paski się nie sprawdzą w streamingu.
Zwalczanie niepokoju i stresu
To prawdopodobnie najtrudniejsza kwestia i nie ma tutaj żadnego uniwersalnego rozwiązania. Każdy prelegent albo prelegentka musi radzić sobie w odniesieniu do własnego temperamentu i odporności na stres. Przed webinarem zazwyczaj zaleca się drobną aktywność fizyczną, rozciąganie mięśni, słuchanie muzyki (nie ma znaczenia, czy będzie to muzyka klasyczna, czy coś głośnego i energetycznego), poćwiczenie którejkolwiek z “pozycji siły” oraz ćwiczenia artykulacyjne, w tym lingwołamki. U niektórych działa nawet recytowanie poezji.
Każdy, kto pomaga przygotować się do wystąpienia prelegentów, powinien pokazać im listę możliwości. Każdy musi przetestować samodzielnie różne opcje, by z czasem dowiedzieć się, co rzeczywiście działa. Spokój i pozytywne nastawienie są kluczowe.
Próby
Istnieją osoby, które nigdy się nie zgodzą na zrobienie próby, choćby technicznej. Trudno radzić sobie z takim nastawieniem, ale warto próbować edukować, dlaczego pewne kroki są niezbędne. Nalegaj na sprawdzenie połączenia, powiedz, dlaczego ci na tym zależy. Sprawdź: prędkość internetu, dźwięk, tło, oświetlenie, płynność prelegenta/prelegentki w przerzucaniu slajdów i przełączaniu się na kodowanie lub inną interaktywną czynność. Jeśli streaming odbędzie się na YouTube, warto pomóc prelegentom stworzyć rytuał taki, jak zestaw zdań przygotowanych wcześniej, po których jest miejsce na oddech i start streamingu. Taki rytuał daje obu stronom poczucie kontroli oraz znak, że każdy wie, co robić. Co przekłada się na nieskazitelny początek, który, co najważniejsze, odbędzie się “w czasie”.
Testy techniczne są także niesamowicie istotne, ponieważ właśnie w ich trakcie staje się jasne, że nie jesteśmy gotowi na prezentację! Czasami od samego początku wszystko się wali: prelegent lub prelegentka się rozłącza, Ubuntu pada, herbata wylewa się na słuchawki, prezentacja nagle się zawiesza podczas zmieniania slajdów albo obrazki źle się wyświetlają. Żaden z tych przypadków nie jest fikcyjny, niektóre z nich były powtarzane przez kilka różnych osób. Czasami lepiej zmienić datę webinaru, by nie musieć go odwoływać, kiedy się już rozpoczął.
Przed webinarem
Dzieje się to, co w przypadku testów. Dla prezentera lub prezenterki zawsze łatwiej jest, kiedy mają pod ręką listę najważniejszych kwestii, aż po szklankę wody. Przypomnij kilka razy o wyłączeniu pop-upów komunikatorów, nie ma nic bardziej krępującego niż losowe wiadomości wyświetlające się pod prezentacją w trakcie jej trwania.
W trakcie webinaru
Każda prezentująca osoba musi mieć jasny zarys webinaru. I, co najważniejsze, powinna wiedzieć, w jaki sposób streaming rozpocznie się i skończy – zapisz więc charakterystyczne zdania, które powinny pojawić się w tych dwóch momentach. Może prelegent/prelegentka nie nauczy się ich na pamięć, ale kiedy przeczyta je kilkakrotnie, będzie w stanie wyrazić własnymi słowami identyczny komunikat.
Zamiast konkluzji
Zamiast klasycznej prezentacji wniosków, powtórzę, że wszystkie wspomniane punkty to po prostu wsparcie. Mam nadzieję, że pomoże każdemu z czytelników stworzyć własne instrukcje, z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb i kultury organizacji, którą reprezentuje. W każdym przypadku warto pamiętać, że najważniejsze są relacje międzyludzkie. Przemawianie publiczne nierozerwalnie łączy się ze stresem, a zadaniem osoby opiekującej się prelegentami jest wspieranie ich w możliwie najpełniejszym zakresie.
Czy złoty czas webinarów skończy się wraz z restrykcjami narzuconymi przez obecną sytuację? Niezależnie od przyszłych zdarzeń, na pewno będzie ich więcej niż wcześniej. Po pierwsze są tańsze do zorganizowania od tradycyjnych wydarzeń, po drugie, nie obejmują ich właściwie żadne ograniczenia. Potrzebujemy tylko jednego zasobu: prelegentów, którzy mają coś do powiedzenia i potrafią to podeprzeć dobrą prezentacją. Czy warto w tym momencie inwestować w pomoc współpracownikom, dzięki której poczują się pewniej w czasie prezentacji online? Niezaprzeczalnie, to przecież długofalowa inwestycja.
