Minione miesi?ce pokaza?y, ?e wykonywanie swoich obowi?zków poza biurem jest mo?liwe. Tak?e w bran?ach, które do tej pory zupe?nie nie kojarzy?y si? z modelem home office – takich jak ksi?gowo??. Do?wiadczenie pracy zdalnej po raz kolejny udowadnia, ?e nie trzeba wcale wiele, aby dzia?a? efektywnie. Co o obecnej sytuacji s?dz? biura rachunkowe?
Jak Polacy organizuj? prac?
Jak wynika z raportu “Praca w dobie koronawirusa”, opublikowanego w maju tego roku przez Pracuj.pl, a? 64% badanych uwa?a, ?e ich pracodawca dobrze poradzi? sobie z organizacj? pracy zdalnej. Niemal tyle samo – 63% – podkre?la swoj? niezmienn? efektywno?? przy wykonywaniu obowi?zków w warunkach domowych. Pracownicy s?dz? tak?e, i? potrafi? skutecznie oddzieli? czas zawodowy od prywatnego.
W raporcie nie mog?o zabrakn?? równie? danych dotycz?cych usprawnie? home office. Dla 61% ankietowanych liczy si? mo?liwo?? korzystania ze sprz?tu firmowego zamiast u?ywania domowych urz?dze?. Planowanie dzia?a? wspieraj? z kolei telekonferencje organizowane wtedy, gdy jest to niezb?dne – to zdanie ponad po?owy pracowników zdalnych. Podobn? opini? wyra?aj? oni w sprawie bardziej elastycznego grafiku pracy zespo?u. Dzi?ki takim rozwi?zaniom zdalne wykonywanie obowi?zków nie ma wp?ywu na dzia?anie ca?ej firmy.
Typowy dzie? w zdalnej ksi?gowo?ci
Podczas wdra?ania w przedsi?biorstwach ksi?gowych modelu home office zarz?dzaj?cy musieli zadba? przede wszystkim o odpowiednie warunki. Zdarza?o si? niejednokrotnie, ?e do wewn?trznej sieci trzeba by?o podpi?? sprz?t, zadba? o to, aby wszyscy dysponowali drukarkami oraz dostarczy? im dokumenty w wersji papierowej, je?li by?a taka potrzeba.
W niektórych przypadkach ca?kowita rezygnacja z papierowych dokumentów okaza?a si? bowiem niemo?liwa. Jak w warunkach pandemii firmy radzi?y sobie z przekazywaniem ich do ksi?gowych? W takich sytuacjach korzysta?y ze zwyk?ego pojemnika ustawionego pod drzwiami biura. Klienci mog? pozostawi? w nim papiery, najlepiej po telefonicznym uzgodnieniu. Wówczas pracownik biura rozdziela dokumenty pomi?dzy cz?onków zespo?u. S? to jednak jednostkowe sytuacje. Ksi?gowi tam, gdzie jest to mo?liwe, wybieraj? nowoczesne rozwi?zania. Klienci przesy?aj? im dokumenty drog? elektroniczn?, dzi?ki czemu obie strony mog? czu? si? bezpieczne, zw?aszcza w czasach pandemii.
– Wp?ywaj?ce dokumenty wy?wietlaj? si? w jednym miejscu w systemie. Wystarczy mie? tylko sprawne ??cze internetowe, aby mie? sta?y wgl?d w wa?ne dane. Taka praca zdalna jest bardziej efektywna, nie trzeba dopytywa? klientów o dokumenty. Obie strony maj? dost?p do systemu, który pozwala szybko przes?a? niezb?dne pliki, nie tylko za pomoc? komputera, ale tak?e aplikacji mobilnej. Je?li jednak biuro ksi?gowe otrzymuje jedynie papierowe dokumenty, warto pos?u?y? si? inteligentnym odczytem danych. Zeskanowany dokument trafia do systemu, gdzie technologia OCR odczyta dane z faktur. ?mudne i r?czne wprowadzanie faktur do programu ksi?gowego staje si? wi?c przesz?o?ci? – wyja?nia Krzysztof Wojtas, prezes zarz?du BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.
Stale pojawiaj?ce si? nowe modele pracy wymagaj? równie? zmian w istniej?cych ju? procedurach dzia?ania. Wiele osób zadaje sobie dzi? pytanie, czy brak ujednoliconej procedury jest szans? czy te? zagro?eniem w ksi?gowo?ci. Na ogó? bran?a wymaga dzia?a? schematycznych i zaplanowanych, jednak obecnie trudno pod??a? t? drog?. Trzeba szybko reagowa? na zmiany, dopasowa? si? do trybu dzia?a? klientów. Niektórzy pracownicy decyduj? si? na prac? z domu, inni lepiej czuj? si? w biurze, odbieraj?c mi?dzy innymi pozostawione w pude?kach dokumenty. Wypracowanie sprawdzonych procedur jest zatem znacznie trudniejsze, gdy ka?dy dzie? wygl?da zupe?nie inaczej.
Efektywni czy nieefektywni?
Home office weryfikuje równie? sposób, w jaki pracodawcy kontroluj? swój zespó?. Ka?da osoba znajduje si? w innym miejscu, ma te? ró?ny zakres obowi?zków. Sprawdzenie efektów dzia?a? mo?e wi?c stanowi? wyzwanie.
Wiele wskazuje na to, ?e szefowie biur rachunkowych s? dzi? bardziej elastyczni. Niektórzy wybieraj? takie narz?dzia, jak rejestratory czasu pracy, inni stawiaj? na efekty. Biura decyduj? si? na elastyczny czas wykonywania obowi?zków, maj?c na uwadze, ?e pracownicy nie zawsze maj? dogodne warunki do dzia?ania, np. opiekuj?c si? dzie?mi lub pracuj?c w kilka osób w jednym pomieszczeniu. Je?li wszystkie zadania s? odpowiednio podzielone mi?dzy zespó? i wykonane na czas, to nikt nie ma problemu z ich realizacj?. Tym bardziej ?e w czasach pandemii szefowie jeszcze bardziej monitoruj? obci??enie swojego zespo?u.
Zaufanie zamiast kontroli
Wykonywanie obowi?zków w nowych warunkach nie jest ?atwe. Zw?aszcza ?e ostatnie trzy miesi?ce by?y czasem wzmo?onej pracy ksi?gowych. Na ich biurkach oraz w elektronicznej dokumentacji “pi?trzy?y si?” sprawozdania finansowe firm, nale?a?o wykona? audyty, a tak?e zaj?? si? bie??cymi sprawami. Sytuacji nie u?atwia?y te? nowe przepisy i interpretacje, za którymi trzeba nad??y?, by pomóc firmom w uzyskaniu ulg zwi?zanych z tarcz? antykryzysow?.
Szefowie biur rachunkowych przyznaj?, ?e w najgor?tszym okresie zdecydowanie wyd?u?y? si? czas realizacji zada?, ze wzgl?du na ró?ne godziny pracy pracowników oraz klientów. Ponadto, niekiedy sytuacj? komplikowa?y te? problemy techniczne, których nie da si? unikn?? nawet w najlepiej dzia?aj?cej firmie.
W takich przypadkach skontrolowanie efektów dzia?a? pracownika wymaga jeszcze wi?cej wysi?ku. To dlatego nadrz?dn? warto?ci? – nie tylko w bran?y rachunkowo?ci – sta?o si? dzi? zaufanie. Osoby wykonuj?ce zadania z domów wykazuj? si? sumienno?ci? i zaanga?owaniem, a ich zwierzchnicy pozwalaj? im podejmowa? samodzielnie niektóre wa?ne decyzje. Dzi?ki temu obie strony doceniaj? home office.
Zagro?enia i zmiany
Nowa sytuacja to nie tylko szansa na odkrycie mo?liwo?ci innych modeli pracy, ale tak?e zagro?enia dla biznesu. Jednym z najwa?niejszych jest choroba pracowników, która zmniejszy liczb? osób w zespole. Drugie, tak?e istotne, to zmniejszenie portfela klientów i ich odej?cie od obs?ugi ksi?gowej.
Doniesienia medialne s? niepokoj?ce, dlatego ksi?gowi zastanawiaj? si?, co zrobi?, je?li obecna sytuacja b?dzie si? przeci?ga?.
– S?dz?, ?e ta sytuacja mo?e jeszcze potrwa? oko?o roku i niestety odbije si? to na naszej pracy. O ile jeszcze tego nie wida?, to na pewno odczujemy swego rodzaju minusy, poniewa? mo?e si? okaza?, ?e pracownicy nie b?d? sk?onni do eksploatowania swoich urz?dze?. Konieczne b?dzie wprowadzenie pracy rotacyjnej, ze wzgl?du na to, ?e cz??? naszych pracowników nadaje si? ewidentnie do pracy zdalnej na pe?nym etacie, a druga cz??? wr?cz przeciwnie. Te osoby b?d? musia?y jednak wróci? do biura. Na pewno przez d?u?szy czas nie wrócimy do znanego nam dobrze biurowego trybu pracy – przewiduje Ma?gorzata Puterko z biura rachunkowego ABAK SA.
Obecnie nie wiadomo, w jaki sposób pandemia wp?ynie na stan firm. Zarz?dzaj?cy zgodnie przyznaj?, ?e nie mo?na jeszcze jednoznacznie okre?li? jako?ci home office w zespo?ach ksi?gowych. Do tego potrzebny jest czas, który pozwoli z dystansu spojrze? na wszystkie wykonane zadania.
Nowe do?wiadczenia, z jakimi mierz? si? dzi? biura ksi?gowe, pozwol? w przysz?o?ci jeszcze bardziej usprawni? prac? zdaln? i w praktyce przetestowa? nowoczesne rozwi?zania. Po kilku miesi?cach pracy w nowych warunkach wida? jednak wyra?nie, ?e pomimo pojawiaj?cych si? zagro?e? i w?tpliwo?ci ksi?gowi s? w stanie dzia?a? bezpiecznie i efektywnie, co pozwala spogl?da? w przysz?o?? z wi?kszym optymizmem.
