Ministerstwo Finansów przedstawiło nową wersję rozporządzenia związanego z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Zmiany te wprowadzą możliwość przydzielania ograniczonych uprawnień w ramach KSeF dla dużych organizacji, które mają różne oddziały czy wyodrębnione jednostki wewnętrzne. Jakie implikacje te zmiany będą miały dla przedsiębiorców i jakie kroki powinny podjąć w tej sprawie?
Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny przeznaczony do generowania, odbierania oraz przechowywania faktur w formie ustrukturyzowanej. Podatnicy mogą z niego dobrowolnie korzystać od 1 stycznia 2022 roku, co pozwala im na przygotowanie się do jego pełnego wdrożenia. Od 1 lipca 2024 r., KSeF stanie się obligatoryjny dla przedsiębiorstw, natomiast od 1 stycznia 2025 r., obejmie także małe i średnie firmy zwolnione z VAT. Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur przyczyni się do optymalizacji procesów fakturowania, przepływu dokumentów oraz wykorzystywanych przez przedsiębiorców systemów fakturowych.
W celu lepszego dostosowania do specyfiki dużych przedsiębiorstw, Ministerstwo Finansów planuje wprowadzenie zmian w KSeF. To pozwoli na udzielanie ograniczonych uprawnień w systemie dla dużych podmiotów, które posiadają na przykład wiele oddziałów.
– Wprowadzenie tak zaawansowanego systemu do powszechnego i obowiÄ…zkowego użytku stanowi wyzwanie, szczególnie dla dużych organizacji. Do tej pory pojawiÅ‚o siÄ™ wiele wÄ…tpliwoÅ›ci zwiÄ…zanych z fakturami ustrukturyzowanymi, dlatego nie jest zaskakujÄ…ce, że kontynuowane sÄ… prace nad kolejnymi modyfikacjami. Obserwujemy, że urzÄ™dnicy przygotowujÄ… siÄ™ do wprowadzenia nowego obowiÄ…zku i podejmujÄ… kroki w kierunku dostosowania systemu do efektywnego funkcjonowania – mówi MichaÅ‚ Sosnowski z firmy Exorigo-Upos.
Czego dotyczÄ… zmiany?
7 sierpnia Ministerstwo Finansów opublikowało na stronach Rządowego Centrum Legislacji projekt nowelizacji rozporządzenia dotyczącego KSeF. Nowe regulacje mają odpowiadać na potrzeby rynku oraz popularyzować korzystanie z systemu. Umożliwią one przyznawanie ograniczonych uprawnień w KSeF dla dużych struktur podmiotów, które posiadają różne oddziały lub wyodrębnione jednostki wewnętrzne, oprócz jednostki macierzystej.
Po zmianach dostęp do faktur będzie możliwy jedynie w obrębie danego oddziału lub innej wewnętrznej jednostki podmiotu, czyli nie będzie dotyczyć wszystkich faktur ustrukturyzowanych przypisanych do tego podatnika (NIPu). Podmioty, które uzyskają uprawnienia, będą miały możliwość nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF poprzez uzyskanie uprzednio unikalnego identyfikatora. Będzie on zawierał numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika oraz ciąg znaków numerycznych, będący identyfikatorem jednostki oraz cyfrą kontrolną.
Według ministerstwa rozwiązanie to jest działaniem upraszczającym i ułatwiającym działalność dla przedsiębiorców i będzie mogło być stosowane jeszcze przed wprowadzeniem obowiązku wystawiania i otrzymywania przez podatników faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Nowe rozporządzenie ma wejść w życie od 1 września 2023 roku.
Co mogą zrobić przedsiębiorcy?
Korzystanie z unikalnego identyfikatora może nieść za sobą pewne ryzyko. Wszystko wskazuje na to, że pole do niego przypisane będzie służyło do ograniczenia dostępu. Centrala może zapewnić dostęp działowi w systemie KSeF, ale tylko do faktur, które w określonym polu mają odpowiedni identyfikator jednostki. Jeśli wystawca faktury poda go indziej innym miejscu, np. w komentarzu, to dokument nie będzie widoczny dla uprawnionej do tego jednostki, co może powodować problemy w obiegu dokumentów.
W obliczu proponowanych zmian możliwe sÄ… dwa sposoby dziaÅ‚ania. Pierwszy z nich – hybrydowy, polega na samodzielnym pobieraniu faktur z KSeF przez oddziaÅ‚, korzystajÄ…c z uprawnionego identyfikatora jednostki. Druga opcja to niezależny hub centralny, który przetwarza wszystkie faktury z systemu, klasyfikuje je i przekazuje faktury do odpowiedniej jednostki.
– Zalecamy na poczÄ…tku wdrożenia KSeF w firmie unikanie skomplikowanych rozwiÄ…zaÅ„. W pierwszej kolejnoÅ›ci najlepiej sprawdzi siÄ™ przesyÅ‚anie wszystkich faktur do systemu bez wiÄ™kszego angażowania do tego poszczególnych działów. Za kontrolÄ™ nad przesyÅ‚anymi fakturami i przyporzÄ…dkowywanie ich do odpowiednich jednostek może odpowiadać hub centralny. Taki podejÅ›cie wprowadza jednolity proces, w którym można Å‚atwo kontrolować przepÅ‚yw dokumentów, uniknąć ryzyka podwójnego zaksiÄ™gowania dokumentu, itd. JeÅ›li praktyka pokaże, że wystawcy konsekwentnie wypeÅ‚niajÄ… pole identyfikatora w KSeF, można w przyszÅ‚oÅ›ci zmienić proces tak, aby oddziaÅ‚ samodzielnie pobieraÅ‚ faktury z KSeF – mówi MichaÅ‚ Sosnowski z Exorigo-Upos.
Wprowadzane zmiany w systemie przez Ministerstwo Finansów, mają na celu usprawnienie procesu wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych. Ostateczne rozwiązanie może ulec modyfikacjom, a powyższe wnioski są oparte o projekt rozporządzenia, więc finalne rozwiązanie może się różnić od planowanego.
